Τηλεργασία: Πώς να προετοιμάσετε την επιχείρησή σας

Καθώς αυξάνονται οι μέρες που βρισκόμαστε σε “καραντίνα”, πολλές  επιχειρήσεις ζητούν από τους εργαζόμενους να εργαστούν εξ αποστάσεως. Σε αυτή την περίπτωση, η επιχείρηση πρέπει να συνεχίσει να λειτουργεί κανονικά. Μα και οι εργαζόμενοι θα πρέπει να δουλεύουν παραγωγικά. Η μετάβαση στο νέο τρόπο εργασίας, πρέπει να γίνει ομαλά. Παρακάτω, δίνονται κάποιες συμβουλές για να βοηθήσετε τους  υπαλλήλους στην επιχείρησή σας, κατά την διάρκεια της τηλεργασίας.

ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΤΕ ΤΟ ΥΛΙΚΟ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ

Αρχικά, ψηφιοποιήστε οποιοδήποτε υλικό έχει η επιχείρησή σας.  Χρησιμοποιείστε το Cloud για να μεταφέρετε εκεί τα projects της δουλειάς. Είναι αναγκαίο για να μπορέσουν οι υπάλληλοι να δουλέψουν από το σπίτι τους. Έπειτα, ενημερώστε τους εργαζόμενους για την μέθοδο της τηλεργασίας. Ρωτήστε τους αν έχουν το κατάλληλο εξοπλισμό. Για την τηλεργασία, τις περισσότερες φορές, αρκεί ένας υπολογιστής, μία κάμερα για τις τηλεδιασκέψεις και ακουστικά με μικρόφωνο.

ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΕΙΣΤΕ ΜΕ ΤΟΥΣ ΥΠΑΛΛΗΛΟΥΣ ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΑ

Έπειτα, μιλήστε με τους εργαζόμενους και θέστε τα καθήκοντα τους. Για να συνεχίσουν να είναι το ίδιο παραγωγικοί, φροντίστε να μη νιώθουν αποκομμένοι στο σπίτι. Μία πολύ καλή λύση είναι να επικοινωνείτε καθημερινά μέσω διαδικτύου. Ένας εικονικός “καφές” θα τονώσει το ηθικό των υπαλλήλων. Επιπλέον,θα τους υπενθυμίσει πως η δουλειά από το σπίτι είναι κανονική δουλειά.

ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΤΕ ΔΩΡΕΑΝ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΓΙΑ ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΗ

Η επικοινωνία και η αλληλεπίδραση μεταξύ των εργαζόμενων είναι απαραίτητη. Για αυτό το λόγο, επιλέξτε να κάνετε συχνά τηλεδιασκέψεις. Υπάρχουν πολλές δωρεάν εφαρμογές στο διαδίκτυο που διευκολύνουν μία τηλεδιάσκεψη. Με το Google Hangouts, μπορούν να συνομιλήσουν δέκα άτομα. Στο Skype μπορούν να συμμετάσχουν πενήντα άτομα, ενώ στο CISCO Webex Meetings εκατό. Με το Jitsi ο αριθμός των συμμετεχόντων είναι απεριόριστος.

ΤΙ ΝΑ ΚΑΝΕΤΕ ΓΙΑ ΜΙΑ ΕΠΙΤΥΧΗΜΕΝΗ ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΗ

Για να είναι επιτυχημένη μια τηλεδιάσκεψη, τοποθετήστε σωστά τις κάμερες και τα μικρόφωνα, έτσι ώστε όλοι οι χρήστες να βρίσκονται μπροστά στην κάμερα και να μη έχουν πρόβλημα με τον ήχο. Επίσης, θα ήταν μία έξυπνη ιδέα, αν σε μία αίθουσα είχατε συνεχώς ανοιχτή σύνδεση με βίντεο σε πραγματικό χρόνο. Αυτό θα λειτουργούσε σαν παράθυρο επικοινωνίας μεταξύ των ομάδων, κατά την διάρκεια της εργασίας.

ΦΤΙΑΞΤΕ ΜΙΑ ΚΛΕΙΣΤΗ ΟΜΑΔΑ ΣΤΑ SOCIAL MEDIA

Επιπλέον, προσφέρετε στους εργαζόμενους την αίσθηση της ασφάλειας και της αλληλεγγύης. Φροντίστε να δημιουργήσετε μια κλειστή ομάδα σε κάποιο κοινωνικό μέσο, όπως στο Facebook με τα άτομα που εργάζονται στην επιχείρηση. Με αυτό το τρόπο, οι εργαζόμενοι θα νιώθουν κοντά και θα επικοινωνούν μεταξύ τους.

ΣΥΓΚΕΚΡΙΜΕΝΑ ΩΡΑΡΙΑ ΚΑΙ ΔΙΑΛΕΙΜΜΑΤΑ

Σημαντικό είναι να θυμάστε πως και η τηλεργασία έχει συγκεκριμένα ωράρια και διαλείμματα. Μη απαιτήσετε από τους υπαλλήλους σας, να εργαστούν περισσότερες ώρες εκτός ωραρίου. Οφείλετε να τηρείτε σωστά τους όρους των ατομικών συμβάσεων εργασίας. Πιο συγκεκριμένα, θα πρέπει να υπάρχει καθημερινά ανάπαυση 11 ωρών. Επίσης, θα πρέπει να χορηγείται μία φορά την εβδομάδα, 24ωρη ανάπαυση.

ONLINE ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΜΕ ΤΟΥΣ ΠΕΛΑΤΕΣ

Να είστε επιεικής και ευέλικτος, το πρώτο διάστημα που οι υπάλληλοι, εργάζονται από το σπίτι. Ίσως κάποιοι από αυτούς, χρειαστούν περισσότερο χρόνο να εξοικειωθούν με το νέο τρόπο εργασίας. Επίσης, μη σταματήσετε να επικοινωνείτε με τους πελάτες. Για να συνεχίσει να λειτουργεί με επιτυχία, η επιχείρηση, πρέπει να διατηρηθεί η ρουτίνα. Άρα και η επικοινωνία με τους πελάτες. Μη ακυρώσετε καμία συνάντηση. Προγραμματίστε online συναντήσεις και καθησυχάστε τους πως όλα λειτουργούν κανονικά.

ΠΩΣ ΝΑ ΠΡΟΣΤΑΤΕΨΕΤΕ ΤΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ

Μη ξεχάσετε να προστατέψετε όλα τα δεδομένα της επιχείρησης. Για να είναι ασφαλής η τηλεργασία, πρέπει να έχετε ένα VPN και οι υπάλληλοι να συνδεθούν σε αυτό. Έπειτα, προστατέψτε όλες τις εταιρικές συσκευές με κάποιο λογισμικό ασφαλείας. Επίσης, προσέξτε ποια άτομα θα έχουν πρόσβαση στο εταιρικό δίκτυο.

ΠΩΣ ΝΑ ΔΟΥΛΕΨΟΥΝ ΜΕ ΑΣΦΑΛΕΙΑ ΟΙ ΥΠΑΛΛΗΛΟΙ

Ενημερώστε και τους υπαλλήλους για την ασφάλεια, την ώρα της δουλειάς. Ζητήστε τους να προστατέψουν όλες τις συσκευές με ένα προϊόν διαδικτυακής ασφάλειας και να χρησιμοποιούν μόνο αξιόπιστες εφαρμογές. Επίσης, δεν πρέπει να “κλικάρουν” συνδέσμους ή συνημμένα ή να απαντούν σε ανεπιθύμητα μηνύματα. Για να μη χάσουν την εργασία τους, θα πρέπει να δημιουργούν αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σε μία εξωτερική μονάδα δίσκου, συχνά.

ΤΙ ΔΕΝ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΚΑΝΟΥΝ ΓΙΑ ΝΑ ΕΙΝΑΙ ΑΣΦΑΛΕΙΣ

Επίσης, ζητήστε τους να μη γνωστοποιούν τους εταιρικούς κωδικούς πρόσβασης σε άλλα άτομα. Υπενθυμίστε τους, να μη συνδέονται σε ιστοσελίδες με ορατό κίνδυνο μόλυνσης με κακόβουλο λογισμικό. Ο κάθε εργαζόμενος θα πρέπει να προστατέψει με ισχυρό κωδικό το οικιακό ασύρματο δίκτυο. Επιπλέον, δεν θα πρέπει να αποθηκεύσει πληροφορίες της επιχείρησης σε διαδικτυακούς ιστότοπους αποθήκευσης δεδομένων.

Σίγουρα, η περίοδος που ζούμε είναι ιδιαίτερη και γεμάτη από ανασφάλεια. Όμως, είναι και κατάλληλη για περισσότερη δημιουργικότητα. Είναι πολύ πιθανόν, η τηλεργασία να ωφελήσει περισσότερο την επιχείρησή σας.