Ψηφιακά meetings: Πώς θα έχουν επιτυχία

Με την πανδημία σε εξέλιξη, πολλά άτομα πλέον εργάζονται εξ αποστάσεως. Στην τηλεργασία, τα meetings μεταξύ των εργοδοτών και των υπαλλήλων γίνονται ψηφιακά. Αν και η τεχνολογία έχει βοηθήσει πολύ στην καλή απόδοση και στην ασφάλεια των εργαζομένων, κάποιες φορές η ψηφιακή επικοινωνία, μπορεί να είναι δύσκολη. Για να οργανώσεις την επόμενη ψηφιακή επαγγελματική συνάντηση με επιτυχία, ακολούθησε τις παρακάτω συμβουλές.

ΕΠΕΛΕΞΕ ΤΗΝ ΚΑΤΑΛΛΗΛΗ ΠΛΑΤΦΟΡΜΑ

Αρχικά, επέλεξε και χρησιμοποίησε την κατάλληλη πλατφόρμα για το meeting. Υπάρχουν αρκετές γνωστές, όπως είναι το Skype, το Zoom κλπ. Για να αποφασίσεις ποια είναι η ιδανική για σένα, πρέπει να εξετάσεις τα θετικά και τα αρνητικά της κάθε μίας ξεχωριστά. Αφιέρωσε χρόνο και κάνε δοκιμαστικές κλήσεις για να είσαι σίγουρος για την σωστή απόφασή σου.

ΕΠΕΛΕΞΕ ΗΣΥΧΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΠΡΙΝ ΤΟ MEETING ΚΑΙ ΕΛΕΓΞΕ ΤΗΝ ΣΥΝΔΕΣΙΜΟΤΗΤΑ

Έπειτα, έλεγξε το περιβάλλον γύρω σου. Πριν ξεκινήσει το meeting, φρόντισε να είσαι σε ένα ήσυχο περιβάλλον και πως δεν θα υπάρχουν διάφοροι εξωτερικοί θόρυβοι. Εάν δεν μένεις μόνος στο σπίτι ή αν μένεις σε ιδιαίτερα θορυβώδη γειτονιά και ανησυχείς για την φασαρία, χρησιμοποίησε ακουστικά με μικρόφωνο που μειώνουν τον θόρυβο. Φυσικά, πρέπει να ελέγξεις και την συνδεσιμότητα που έχεις. Δεν θα ήθελες, στην μέση ενός σημαντικού meeting, να έχεις πρόβλημα με το internet, σωστά; Φρόντισε ακόμα, να έχεις μια κάμερα καλής ανάλυσης.

ΣΚΕΨΟΥ ΠΙΘΑΝΑ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΑ ΚΑΙ ΒΡΕΣ ΜΙΑ ΛΥΣΗ

Μόλις τελειώσεις με τον έλεγχο του εξοπλισμού σου, σκέψου πώς θα διαχειριστείς καλύτερα τις πιθανές συγκρούσεις που θα υπάρξουν στην online σύσκεψη. Φρόντισε, επίσης, να προετοιμαστείς για πιθανές δυσκολίες που ενδεχομένως αντιμετωπίσουν άλλα μέλη στην σύσκεψη. Βρες από πριν, μια λύση για κάθε πρόβλημα. Για παράδειγμα, αναρωτήσου τι θα κάνεις, αν κάποιος από τους συμμετέχοντες, έχει πρόβλημα με τον ήχο. Ή αν κάποιος αποσυνδεθεί ξαφνικά από την βιντεοκλήση.

ΘΕΣΕ ΤΟΝ ΣΤΟΧΟ ΚΑΙ ΤΗΝ ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΤΟΥ MEETING

Ακόμα, μη ξεχάσεις να θέσεις τον στόχο του συγκεκριμένου meeting. Πριν την πραγματοποίηση του ψηφιακού meeting πρέπει να γνωρίζεις πόσα και ποια άτομα θα καλέσεις, για ποιο λόγο θα γίνει η συνάντηση, ποια θέματα θα συζητηθούν και πόσος χρόνος θα χρειαστεί για να ολοκληρωθεί η βιντεοκλήση. Θυμήσου πως τα εικονικά meetings, πρέπει να είναι πιο σύντομα από τα meetings που πραγματοποιούνται στο χώρο της εργασίας. Έτσι, αν μια συνεδρίαση στο χώρο της εργασίας, διαρκεί μία ώρα, ψηφιακά, θα πρέπει να διαρκέσει μισή.

ΣΤΕΙΛΕ ΝΩΡΙΤΕΡΑ ΤΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΣΥΝΔΕΣΗΣ

Μη παραλείψεις, κάποιες μέρες πριν το meeting, να στείλεις με email τα στοιχεία σύνδεσης σε όλους τους συμμετέχοντες. Στο email πρέπει να συμπεριλάβεις την ημερήσια διάταξη, την λίστα συμμετεχόντων, τις ώρες έναρξης και λήξης της συνεδρίασης καθώς και την διεύθυνση URL, εάν είναι απαραίτητο. Επίσης, προσπάθησε να μειώσεις τον αριθμό των συμμετεχόντων, ώστε να μπορούν όλοι να συμμετάσχουν στην εικονική συνάντηση.

ΑΝΕΘΕΣΕ ΣΕ ΚΑΠΟΙΟΝ ΝΑ ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΕΙ ΤΕΧΝΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ

Ίσως χρειαστεί να αναθέσεις σε κάποιον να αντιμετωπίσει τα τεχνικά θέματα που πιθανότατα προκύψουν κατά την διάρκεια του meeting. Επιπλέον, ενημέρωσε τους συμμετέχοντες να παραβρίσκονται στο εικονικό περιβάλλον πέντε λεπτά νωρίτερα από την έναρξη του meeting. Καλό θα ήταν, να τους υπενθυμίσεις να ελέγξουν και τον εξοπλισμό τους νωρίτερα, ώστε να αποφευχθούν διάφορα προβλήματα.

ΘΕΣΕ ΒΑΣΙΚΟΥΣ ΚΑΝΟΝΕΣ

Μόλις ξεκινήσει το meeting, θέσε κάποιους βασικούς κανόνες στους παρευρισκόμενους, γιατί είναι σημαντικό στις εικονικές συναντήσεις. Ζήτα τους να έχουν το μικρόφωνο τους σε σίγαση μέχρι την στιγμή που θέλουν να μιλήσουν. Με αυτό το τρόπο, μειώνεται ο θόρυβος στο παρασκήνιο. Αλλά ζήτα τους να έχουν ανοιχτές τις κάμερες τους. Είναι πιο αποτελεσματική μία βιντεοδιάσκεψη από μια ηχητική διάσκεψη. Επίσης, θα είσαι σίγουρος πως κατά την διάρκεια της συνάντησης, οι συμμετέχοντες δεν ασχολούνται παράλληλα με κάτι άλλο.

ΠΡΟΕΤΡΕΨΕ ΜΙΑ ΧΑΛΑΡΗ ΣΥΖΗΤΗΣΗ ΛΙΓΩΝ ΛΕΠΤΩΝ

Πριν αναφερθείς στο θέμα του meeting, προέτρεψε όλους τους συμμετέχοντες να μιλήσουν για λίγα λεπτά. Εάν έχουν προσληφθεί πρόσφατα νέοι υπάλληλοι, ζήτα τους να μιλήσουν για τον εαυτό τους. Εάν οι εργαζόμενοι είναι παλιοί και γνώριμοι, προσπάθησε να ρωτήσεις τον καθένα χωριστά για κάτι μη σχετικό με την εργασία. Με αυτό το τρόπο, όλοι θα τεστάρουν την κάμερα και το μικρόφωνο τους και θα χαλαρώσουν περισσότερο. Γιατί δεν είναι όλοι οι εργαζόμενοι εξοικειωμένοι με αυτού του είδους meeting.

ΝΤΥΣΟΥ ΕΥΠΡΕΠΩΣ ΚΑΙ ΜΗ ΜΟΙΡΑΖΕΙΣ ΑΠΟΡΡΗΤΑ ΕΓΓΡΑΦΑ

Φυσικά, μη ξεχάσεις να είσαι ευπρεπώς ντυμένος στο meeting. Κανένας από τους συμμετέχοντες, δεν θα ήθελε να σε δει με πυτζάμες του Superman ή της Minnie. Επίσης, πρόσεξε πού είναι εστιασμένη η κάμερά σου, ώστε να μη δείχνεις κατά λάθος απόρρητα έγγραφα ή την ακαταστασία του δωματίου σου. Ιδιαίτερα προσεκτικός πρέπει να είσαι, όταν μοιράζεσαι την πλήρη επιφάνεια εργασίας και παρουσιάζεις κάποια στατιστικά ή οτιδήποτε άλλο. Φρόντισε να έχεις κλείσει από πριν, περιττές καρτέλες του προγράμματος περιήγησης ή άλλες εφαρμογές.

ΔΩΣΕ ΣΤΟΥΣ ΣΥΜΜΕΤΕΧΟΝΤΕΣ ΕΝΑ ΡΟΛΟ

Αργότερα, δώσε στους συμμετέχοντες κάποιο ρόλο. Για παράδειγμα, κάποιος θα είναι υπεύθυνος του χρόνου, άλλος θα επεμβαίνει όταν υπάρχει μια σύγκρουση, άλλος θα κρατάει σημειώσεις κλπ. Με αυτό το τρόπο θα συμμετέχουν όλοι και θα είναι λιγότερο βαρετό το meeting. Επίσης, χρήσιμη είναι και η εγγραφή της βιντεοδιάσκεψης. Έτσι, αν κάποιος εργαζόμενος δεν μπόρεσε να παραβρεθεί, θα μπορέσει αργότερα να παρακολουθήσει όσα ειπώθηκαν.

ΣΤΕΙΛΕ EMAIL ΣΤΟ ΤΕΛΟΣ ΤΟΥ MEETING

Όταν ολοκληρωθεί το meeting , στείλε ένα email στους συμμετέχοντες με τις κυριότερες σημειώσεις της σύσκεψης. Ζήτησε, επίσης, από όλους να διαβάσουν το μήνυμα και να επιβεβαιώσουν πως κατανόησαν απόλυτα, όλα όσα συζητήθηκαν.

Είναι αλήθεια πως τα ψηφιακά meetings έχουν μεγαλύτερο βαθμό δυσκολίας, από αυτά που γίνονται στον εργασιακό χώρο. Όμως, αν ακολουθήσεις τα παραπάνω βήματα, θα μειωθούν οι δυσκολίες και θα υπάρξει μία αποτελεσματική εικονική συνάντηση.