Προθεσμία στην δουλειά; Διαχειρίσου την σωστά

Είσαι νέος freelancer και η λέξη “προθεσμία” σου προκαλεί άγχος; Πρέπει να παραδώσεις σε λίγες ώρες ένα project στο πελάτη και δεν προλαβαίνεις; Τικ, τακ, τικ, τακ… Ακούς τον ήχο του ρολογιού και πανικοβάλλεσαι για τα λεπτά που φεύγουν; Είσαι σίγουρος πως θα χάσεις την δουλειά; Πάρε μια βαθιά αναπνοή και ηρέμησε. Βγάλε από το ρολόι τις μπαταρίες και συνέχισε το διάβασμα. Παρακάτω, παρουσιάζονται κάποιες στρατηγικές που θα σε βοηθήσουν να μη καθυστερείς την παράδοση των project.

ΚΑΛΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΧΡΟΝΟΥ

Η καλή διαχείριση του χρόνου, είναι μία βασική δεξιότητα που θα πρέπει να έχουν όλοι οι ελεύθεροι επαγγελματίες. Με αυτή, μπορούν εύκολα να τηρούν τις προθεσμίες ενός έργου που ανατίθεται από τους πελάτες. Η φήμη ενός freelancer εξαρτάται από την συνέπεια που τηρεί τις προθεσμίες. Έτσι, αποκτά περισσότερους πελάτες και έχει πιο δυνατή σχέση μαζί τους. Εάν είσαι νέος freelancer, είναι λογικό, να δυσκολευτείς με τις πρώτες προθεσμίες. Αλλά και σε έναν πιο έμπειρο μπορεί να τύχει να μη παραδώσει το έργο μέσα στην προθεσμία.

ΣΗΜΕΙΩΣΕ ΣΕ ΕΝΑ ΣΗΜΕΙΩΜΑΤΑΡΙΟ ΤΗΝ ΗΜΕΡΑ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ

Για να παραδώσεις εγκαίρως την δουλειά, αρχικά πρέπει να επικοινωνήσεις με τον πελάτη. Σιγουρέψου πως θα σου πει ακριβώς πότε θέλει να παραλάβει το project. Θα μπορούσε, εάν ήσουν ζωγράφος, να σου πει πως θέλει έτοιμο το πίνακα ζωγραφικής, την μέρα των γενεθλίων της κόρης του. Σημείωσε σε ένα σημειωματάριο την ακριβής ώρα και μέρα που θα αναφέρει. Εάν ο πελάτης, δεν έχει κάποια συγκεκριμένη ημερομηνία, φρόντισε να το κάνεις εσύ. Όρισε την προθεσμία που θα παραδώσεις το έργο και ενημέρωσέ τον. Η ημερομηνία παράδοσης, θα σε βοηθήσει να καθορίσεις τον χρόνο της δουλειάς.

ΝΑ ΕΙΣΑΙ ΡΕΑΛΙΣΤΗΣ ΜΕ ΤΙΣ ΠΡΟΘΕΣΜΙΕΣ

Να είσαι, ωστόσο, ρεαλιστής. Μη πεις, τυχαία, μια ημερομηνία. Υπολόγισε ακριβώς το χρόνο που θα χρειαστείς. Φρόντισε όμως, να ζητήσεις προθεσμία 1-2 μέρες παραπάνω από αυτό που χρειάζεσαι πραγματικά. Αν δηλαδή, υπολογίζεις να τελειώσεις σε δύο μέρες, πες στον πελάτη πως θα παραδώσεις σε τέσσερις μέρες. Αυτό γίνεται, γιατί δεν είσαι “ρομπότ”. Ίσως υπάρξουν κάποιοι εξωγενείς παράγοντες θα σε καθυστερήσουν λίγο.

ΔΙΑΦΗΜΙΣΕ ΤΗΝ ΠΡΟΘΕΣΜΙΑ

Έπειτα, εάν φοβάσαι πως δεν θα τηρήσεις την προθεσμία, “διαφήμισε” την. Φρόντισε δηλαδή να αναφέρεις σε κοντινά πρόσωπα την μέρα παράδοσης ενός έργου. Λέγοντας στην γυναίκα ή στους φίλους πότε πρέπει να παραδώσεις το project, σου δημιουργούνται περισσότερα κίνητρα για να τελειώσεις εγκαίρως.

ΑΡΧΙΣΕ ΝΑ ΔΟΥΛΕΥΕΙΣ ΤΩΡΑ

Μόλις κατανοήσεις ακριβώς τι ζήτησε ο πελάτης, άρχισε να δουλεύεις. Σήμερα, τώρα! Μη αφήσεις για την επόμενη μέρα την δουλειά. Η αναβλητικότητα μπορεί να καταστρέψει οτιδήποτε και αν κάνεις. Δεν χρειάζεται να τελειώσεις όλο το project μέσα σε μία μέρα. Όμως, είναι απαραίτητο να ξεκινήσεις άμεσα.

ΧΩΡΙΣΕ ΤΟ PROJECT ΣΕ ΜΙΚΡΟΤΕΡΕΣ ΕΠΙΜΕΡΟΥΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ

Όταν ξεκινήσεις το project, χώρισε το σε μικρότερες επιμέρους εργασίες. Κράτησε ένα χρονοδιάγραμμα και όρισε νέα προθεσμία ολοκλήρωσης της κάθε μικρότερης εργασίας. Αυτό θα σε βοηθήσει να μη έχεις πολύ άγχος. Επίσης, θα ελέγχεις καλύτερα την δουλειά που πρέπει να παραδώσεις. Χρησιμοποίησε διάφορες εφαρμογές του κινητού που θα σε βοηθήσουν στο έλεγχο.

ΔΗΜΙΟΥΡΓΗΣΕ ΕΝΑ ΠΙΝΑΚΑ ΓΙΑ ΚΑΛΥΤΕΡΗ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΤΩΝ ΠΡΟΘΕΣΜΙΩΝ

Εάν έχεις αρκετούς πελάτες που πρέπει να παραδώσεις project, τότε είναι απαραίτητο να δημιουργήσεις ένα πίνακα για να παρακολουθείς τις προθεσμίες καλύτερα. Μια καλή ιδέα είναι να ταξινομήσεις τα email των πελατών με διαφορετικό χρώμα, ώστε να τα έχεις όλα συγκεντρωμένα. Άλλη λύση είναι να τοποθετήσεις στο τοίχο του δωματίου σου ένα πίνακα από φελλό. Εκεί, θα τοποθετείς με χρονολογική σειρά όλες τις προθεσμίες παράδοσης έργων.

ΕΣΤΙΑΣΕ ΣΤΗΝ ΔΟΥΛΕΙΑ

Ακόμα, επέλεξε προσεκτικά τις ώρες που θα εργαστείς. Άλλοι freelancers προτιμούν να δουλέψουν τις πρωινές ώρες και άλλοι τις βραδινές. Δεν έχει ιδιαίτερη σημασία το ωράριο που θα επιλέξεις, αρκεί να νιώθεις εσύ αποδοτικός σε αυτό που κάνεις. Την ώρα της εργασίας, απομάκρυνε από το γραφείο σου, οτιδήποτε σου αποσπά την προσοχή. Το smartphone, τα ανοιχτά “παράθυρα” των social media, το ξυπνητήρι, είναι πράγματα που θα σε καθυστερήσουν. Εστίασε μόνο στην δουλειά, για να τελειώνεις και γρηγορότερα.

ΑΠΕΦΥΓΕ ΤΗΝ ΤΕΛΕΙΟΜΑΝΙΑ

Η τελειομανία, μπορεί να σε καθυστερήσει να τελειώσεις εγκαίρως ένα project. Μη το επιτρέψεις αυτό. Φυσικά θα πρέπει να είναι καλή η δουλειά σου, αλλά δεν μπορεί να είναι “τέλεια”. Θυμήσου πως τίποτα δεν είναι τέλειο. Μη αναλύεις πολύ την κάθε λεπτομέρεια, ώστε να μη χρειαστεί να κάνεις εκατοντάδες αναθεωρήσεις του project.

ΤΕΧΝΙΚΗ POMODORO

Ακόμα, για την καλύτερη διαχείριση του χρόνου, υπάρχει η τεχνική Pomodoro. Αυτή χωρίζει την κάθε εργασία σε 25 λεπτά. Μέσα σε αυτά τα λεπτά, πρέπει να αφοσιωθείς πλήρως στην δουλειά. Μόλις τελειώσουν, κάνε ένα πεντάλεπτο διάλειμμα. Στο διάλειμμα, μπορείς να σηκωθείς από το γραφείο, να φας ένα σνακ, να δεις ένα βίντεο στο youtube ή να κάνεις ένα γρήγορο περίπατο. Μετά, θα συνεχίσεις την δουλειά για άλλα είκοσι πέντε λεπτά. Αυτό θα γίνει συνολικά τέσσερις φορές. Μόλις ολοκληρωθούν οι δύο ώρες εργασίας, θα κάνεις ένα μεγαλύτερο διάλειμμα, διάρκειας 15-30 λεπτών.

Ολοκληρώνοντας, δεν είναι δύσκολο να ελέγχεις τις προθεσμίες και να παραδίδεις την δουλειά σου εγκαίρως. Το μόνο που χρειάζεται είναι ένας προσεκτικός προγραμματισμός.

Mαίρη Κάντα