Virtual Assistant: Τι είναι & πώς να γίνεις

Η ραγδαία εξέλιξη της τεχνολογίας έχει επηρεάσει σαφώς σε μεγάλο βαθμό και τον χώρο της εργασίας. Η ανάγκη εργαζομένων και εργοδοτών για περισσότερη ευελιξία και αποδοτικότητα στην εργασία οδήγησε στην εμφάνιση μίας νέας επαγγελματικής ιδιότητας: αυτής του « virtual assistant» ή αλλιώς «εικονικού βοηθού». Αναρωτιέσαι τι ακριβώς είναι ο virtual assistant και ποιες είναι οι αρμοδιότητες του; Θα ήθελες να ακολουθήσεις αυτό το επάγγελμα και να ξεκινήσεις μία νέα επιτυχημένη καριέρα; Συνέχισε την ανάγνωση αυτού του κειμένου, σύντομα όλες οι απορίες σου θα λυθούν και θα μάθεις εύκολα tips που θα σε βοηθήσουν να ασχοληθείς με το νέο αυτό επαγγελματικό ρόλο.

Τι είναι ο Virtual Assistant;

Αρχικά, ο virtual assistant είναι ένας επαγγελματίας που παρέχει διάφορες υποστηρικτικές υπηρεσίες εξ αποστάσεως χωρίς να είναι αναγκαίο να βρίσκεται στο γραφείο του πελάτη του. Πολλές μικρές ή online επιχειρήσεις που δεν επιθυμούν να έχουν υπαλλήλους μέσα στο χώρο τους, ψάχνουν βοήθεια από τους virtual assistants για την επίλυση διάφορων ζητημάτων.

Ο virtual assistant που επιλέγεται είναι αξιόπιστος, διαθέτει τις απαραίτητες δεξιότητες για να ολοκληρώνει επιτυχώς κάθε project που του ανατίθεται δίχως επίβλεψη και στο συμφωνημένο χρονικό διάστημα.

Ποια είναι τα συχνά εργασιακά καθήκοντα ενός Virtual Assistant

Ένας virtual assistant ανάλογα με τις γνώσεις και τις δεξιότητες που διαθέτει μπορεί να αναλάβει διάφορα projects. Πιο συγκεκριμένα ένας εικονικός βοηθός μπορεί να βοηθήσει μία επιχείρηση με την διαχείριση τηλεφωνικών κλήσεων και email και με τον προγραμματισμό επαγγελματικών ραντεβού.

Επίσης, ένας virtual assistant μπορεί να αναλάβει την υπενθύμιση εκδηλώσεων ή προθεσμιών, την παραγγελία προμηθειών ή την οργάνωση επαγγελματικών ταξιδιών. Αρκετές επιχειρήσεις προσλαμβάνουν virtual assistants προκειμένου να εξυπηρετούν πελάτες. Οι συγκεκριμένοι εικονικοί βοηθοί ακούν τα σχόλια των πελατών και παρέχουν απλές λύσεις σε προβλήματα που αντιμετωπίζουν.

Άλλοι virtual assistants βοηθούν τις ψηφιακές επιχειρήσεις με το να διαχειρίζονται τα μέσα κοινωνικής τους δικτύωσης, να διαχειρίζονται το site, να δημιουργούν και να επεξεργάζονται βίντεο, να γράφουν και να δημοσιεύουν κείμενα σχετικά με τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που προσφέρει η κάθε επιχείρηση. Virtual Assistants που έχουν γνώσεις οικονομικών μπορούν να διαχειρίζονται τον προϋπολογισμό των πελατών τους, να παρακολουθούν τις δαπάνες τους ή να δημιουργούν φορολογικές δηλώσεις.

Ποιες δεξιότητες είναι απαραίτητες για να γίνεις εικονικός βοηθός:

Προτού ακολουθήσεις το επάγγελμα του virtual assistant είναι αναγκαίο να βεβαιωθείς πως διαθέτεις τις αναγκαίες δεξιότητες. Πιο αναλυτικά πρέπει:

• να γνωρίζεις τον τομέα με τον οποίο θα ασχοληθείς. Λόγου χάρη, αν θα ασχοληθείς με τον κλάδο του τουρισμού, σιγουρέψου πως γνωρίζεις τα βασικά γύρω από αυτόν και πως είσαι πρόθυμός να μάθεις και νέα πράγματα.
• Να έχεις βασικές ικανότητες επικοινωνίας και να έχεις άνεση στις διαπροσωπικές σχέσεις,
• Να έχεις βασικές γνώσεις Η/Υ: Είναι αυτονόητο πως πρέπει να είσαι εξοικειωμένος με λογισμικά όπως Microsoft word, Microsoft excel, Microsoft Powerpoint καθώς και να πλοηγείσαι με ευκολία στο διαδίκτυο.
• Να έχεις ικανότητες δακτυλογράφησης και δημιουργίας βάσης δεδομένων,
• Να διαθέτεις δεξιότητες οργάνωσης, κειμενογράφησης και διαχείρισης χρόνου.

Διαδικτυακά εργαλεία που χρειάζεται κάθε Virtual Assistant

Ένας virtual assistant για να ασκεί επιτυχώς τα εργασιακά του καθήκοντα, μπορεί να χρησιμοποιεί κάποια διαδικτυακά εργαλεία που θα διευκολύνουν την δουλειά. Έτσι, κάποια από τα πιο σημαντικά εργαλεία είναι τα ακόλουθα:

• Google Drive: Με αυτό το εργαλείο ο εικονικός βοηθός αποθηκεύει ένα έγγραφο και το μοιράζει με τον πελάτη του,
• Ημερολόγιο Google: Είναι πολύ χρήσιμο για τον εικονικό βοηθό καθώς διευκολύνει την διαχείριση σημαντικών ημερομηνιών για ραντεβού, προθεσμίες, ταξίδια και μπορεί να γίνει διαμοιρασμός με τους πελάτες
• Zoom ή Skype: Για να είναι πιο εύκολη η επικοινωνία του virtual assistant με τους πελάτες του. Η επικοινωνία μπορεί να γίνει πρόσωπο με πρόσωπο αλλά και να κοινοποιηθούν σημαντικές εικόνες και έγγραφα.
• Canva: Είναι ένα εύχρηστο και δωρεάν εργαλείο για το σχεδιασμό διάφορων γραφικών και
• Grammarly: Πρόκειται για ένα εργαλείο που επισημαίνει δωρεάν γραμματικά λάθη καθώς γίνεται η δακτυλογράφηση

Tips για να γίνεις Virtual Assistant

Αν γοητεύτηκες με το επάγγελμα του Virtual Assistant και επιθυμείς να το ασκήσεις και εσύ, μερικά εύκολα tips θα σε βοηθήσουν να ξεκινήσεις την καριέρα που ονειρεύτηκες. Έτσι, για αρχή, σκέψου προσεκτικά τον κλάδο που είσαι καλός και το σύνολο των δεξιοτήτων που έχεις. Ποιες ήταν οι σπουδές σου και ποια ήταν η τελευταία εργασία που έκανες με επιτυχία; Οι απαντήσεις που θα δώσεις σε αυτές τις δύο ερωτήσεις θα σε βοηθήσουν να καταλάβεις καλύτερα τα δυνατά σου σημεία.

Έπειτα, σιγουρέψου πως είσαι πρόθυμος να μάθεις και νέα πράγματα εάν χρειαστεί και κατέγραψε όλες τις υπηρεσίες που θέλεις να παρέχεις. Δημιούργησε ένα επαγγελματικό προφίλ στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και αν είναι εφικτό και μία επαγγελματική σελίδα.

Στην συνέχεια, προσπάθησε να προωθήσεις τις υπηρεσίες που παρέχεις για να προσελκύσεις πελάτες. Στείλε προσφορές εργασίας σε ψηφιακές πλατφόρμες για freelancers, μίλησε με γνωστούς και φίλους για τις υπηρεσίες που προσφέρεις και κάνε αναρτήσεις στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Αν θέλεις, μπορείς στη αρχή να παρέχεις τις υπηρεσίες σου με μία μικρή έκπτωση ώστε να δημιουργήσεις αρκετές θετικές κριτικές.

Ανακεφαλαιώνοντας, για όλους όσους θέλουν να εργάζονται στο δικό τους χώρο και στο δικό τους χρόνο, είναι ιδανικό το επάγγελμα του Virtual Assistant. Όποιος επιθυμεί να το ακολουθήσει, αρκεί να αναπτύξει τις αναγκαίες δεξιότητες, να προωθεί σωστά τις υπηρεσίες που παρέχει και να εξυπηρετεί άριστα τις ανάγκες των πελατών του.