Συνοδευτική επιστολή: Πώς να την γράψετε σωστά

Η συνοδευτική επιστολή είναι απαραίτητη μαζί με το βιογραφικό σημείωμα για μία θέση εργασίας. Αυτή δρα καταλυτικά για την θετική προδιάθεση του εργοδότη. Στόχος της είναι να σας παρουσιάσει και να πείσει τον εργοδότη πως οι ικανότητές σας είναι πολύτιμες γι΄αυτόν. Υπάρχουν μερικές συμβουλές για να συντάξετε σωστά τη συνοδευτική επιστολή.

ΚΑΤΑΝΟΗΣΤΕ ΠΛΗΡΩΣ

Για μία έξυπνη συνοδευτική επιστολή, θα πρέπει να κατανοήσετε πλήρως:  α) τις αρμοδιότητες της θέσης εργασίας, β) τις δεξιότητες και την εμπειρία που αναζητεί ο εργοδότης, γ) τις λεπτομέρειες και τα ειδικά θέματα που πρέπει να απαντηθούν μέσα από τη συνοδευτική επιστολή.

ΔΟΜΗ ΣΥΝΟΔΕΥΤΙΚΗΣ ΕΠΙΣΤΟΛΗΣ

Μία συνοδευτική επιστολή αποτελείται από τα εξής μέρη:

• Τα στοιχεία του παραλήπτη
• Την ημερομηνία
• Τη θέση ή το τμήμα της εταιρείας που απευθύνεστε
• Το θέμα
• Τον επίλογο
• Τα στοιχεία του αποστολέα

ΤΡΕΙΣ ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΙ

Αρχικά, η συνοδευτική επιστολή, θα πρέπει να έχει την μορφή μιας κλασικής επιστολής και να είναι οργανωμένη σε τρεις παραγράφους. Η πρώτη παράγραφος είναι μια σύντομη εισαγωγή για εσάς. Σε αυτή θα συμπεριλάβετε τον στόχο για την σταδιοδρομία σας. Στη δεύτερη παράγραφο θα αναφέρετε συνοπτικά την εκπαίδευσή σας και τις δεξιότητές σας. Η τρίτη παράγραφος είναι η παράγραφος κλεισίματος, όπου αναφέρετε όλα τα στοιχεία επικοινωνίας σας.

Η έκταση της,  δεν θα πρέπει να υπερβαίνει τη μια σελίδα. Το πιο σημαντικό στοιχείο κάθε συνοδευτικής επιστολής είναι η σαφήνεια. Η συνοδευτική επιστολή πρέπει να διαβάζεται εύκολα και να περιέχει χρήσιμες πληροφορίες.

ΣΥΝΤΟΜΕΣ ΠΡΟΤΑΣΕΙΣ

Γράψτε σύντομες προτάσεις και σωστές γραμματικά. Όπου χρειάζεται, χρησιμοποιήστε έντονα γράμματα ή και bullet points. Επίσης, χρησιμοποιήστε τον ίδιο τύπο και μέγεθος γραμματοσειράς που επιλέξατε και για το βιογραφικό σας σημείωμα. Βεβαιωθείτε πως δεν υπάρχουν ορθογραφικά λάθη.

ΠΛΟΥΣΙΟ ΛΕΞΙΛΟΓΙΟ

Συντάξτε την συνοδευτική επιστολή με πλούσιο και γοητευτικό λεξιλόγιο. Μη χρησιμοποιείτε μόνο την ενεργητική φωνή, ούτε διαρκώς τη λέξη “εγώ”.  Για παράδειγμα, γράψτε  “το εγχείρημα αποτελεί μια ευχάριστη πρόκληση για μένα…” και όχι “θέλω να αναλάβω το εγχείρημα…”. Αποφύγετε, επίσης, κλισέ εκφράσεις.

ΓΝΩΡΙΣΤΕ ΤΟΥΣ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥΣ ΤΗΣ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ

Έπειτα, απευθύνετε την επιστολή σε συγκεκριμένο πρόσωπο της εταιρείας ή του φορέα που σας ενδιαφέρει. Μάθετε το όνομα, τον εργασιακό τίτλο και την διεύθυνση του υπεύθυνου. Μη στείλετε απρόσωπα την συνοδευτική  σας επιστολή.

ΜΕΛΕΤΗΣΤΕ ΤΗΝ ΘΕΣΗ ΕΡΓΑΣΙΑΣ

Αναφερθείτε στην πηγή από την οποία πληροφορηθήκατε για τη συγκεκριμένη θέση εργασίας. Μπορεί να είναι μία αγγελία σε εφημερίδα, μια προκήρυξη ή ένας εργαζόμενος του φορέα στον οποίο απευθύνεστε. Επίσης, μέσω της συνοδευτικής επιστολής, δείξτε ότι γνωρίζετε κάποια πράγματα για την εταιρεία που απευθύνεστε. Μελετήστε προσεκτικά την περιγραφή της θέσης εργασίας και τα προσόντα που απαιτούνται.

ΕΠΙΛΕΞΤΕ ΤΟ ΣΩΣΤΟ ΧΑΡΤΙ

Επιλέξτε καλή ποιότητα χαρτιού, σε λευκό ή μπεζ χρώμα και χρησιμοποιείστε μόνο τη μία όψη.  Το προτεινόμενο μέγεθος του χαρτιού είναι Α4, γιατί μπορεί να τοποθετηθεί εύκολα σε αρχείο και προσθέτει επαγγελματική αίσθηση.

ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΣ ΤΟΝΟΣ

Η σύνταξη του κειμένου, πρέπει να γίνει αποκλειστικά από εσάς. Έτσι θα έχει προσωπικό τόνο και θα ταιριάζει με τα στοιχεία της προσωπικότητάς σας. Αν είναι απαραίτητο, περιλάβετε κάποιες πρόσθετες πληροφορίες, οι οποίες δεν αναφέρονται στο βιογραφικό σας.

ΜΟΝΑΔΙΚΟΤΗΤΑ ΣΥΝΟΔΕΥΤΙΚΗΣ ΕΠΙΣΤΟΛΗΣ

Η συνοδευτική επιστολή πρέπει να είναι μοναδική για κάθε εταιρεία. Δεν πρέπει να δημιουργείται η εντύπωση ότι έχετε γράψει μια πανομοιότυπη επιστολή για παραπάνω από μία ή δύο εταιρείες.

Μη ξεχνάτε πως μια καλή συνοδευτική επιστολή θα κινήσει το ενδιαφέρον του υπεύθυνου. Έτσι, είναι πολύ πιθανόν να πάρετε την θέση εργασίας που θέλετε.