Προθεσμία: Τι να κάνεις, αν δεν τηρείται ποτέ

Όλοι, κάποια στιγμή, στην επαγγελματική μας ζωή, έχουμε βρεθεί μπροστά σε μία προθεσμία για την εκτέλεση ενός project. Οι περισσότεροι, ακολουθούμε σωστά τις οδηγίες του προϊστάμενου ή ενός συναδέρφου και ολοκληρώνουμε επιτυχώς και εγκαίρως το έργο που μας ανατέθηκε. Τι γίνεται, όμως, αν κάποιος συνάδερφος χάνει συνέχεια τα deadlines; Υπάρχουν κάποιοι τρόποι που μπορείς να βοηθήσεις τον συνάδερφο ή τον υπάλληλο σου, να τηρήσει σωστά την προθεσμία την επόμενη φορά.

ΓΙΑΤΙ ΕΙΝΑΙ ΧΡΗΣΙΜΕΣ ΟΙ ΠΡΟΘΕΣΜΙΕΣ

Οι προθεσμίες είναι πάντα χρήσιμες στον εργασιακό χώρο, καθώς δίνουν στους εργαζομένους ένα στόχο που πρέπει να πετύχουν. Με τις προθεσμίες, επίσης, αποκτούν μεγαλύτερο ενδιαφέρον οι εργασιακές μέρες. Σκέψου, πόσο βαρετό θα ήταν, εάν δεν εργαζόσουν για ένα έργο που έχει ημερομηνία λήξης. Όλες οι μέρες και όλες οι ώρες θα έμοιαζαν εντελώς ίδιες. Εάν κάποιο από τα μέλη της ομάδας σου, δεν τηρεί τις προθεσμίες, αναρωτήσου μήπως δεν υπάρχει αρκετή πίεση από μέρους σου. Φυσικά, δεν χρειάζεται να γίνεις κακός προϊστάμενος, ούτε να φωνάζεις διαρκώς για να τηρηθούν τα deadlines. Απλά, υιοθέτησε ένα ανεκτό τρόπο για να πιέσεις τον ασυνεπή εργαζόμενο.

ΓΙΑΤΙ ΔΕΝ ΤΗΡΟΥΝΤΑΙ ΟΙ ΠΡΟΘΕΣΜΙΕΣ

Επιπλέον, ίσως κάποιος δεν τηρεί τις προθεσμίες, γιατί δεν είναι πραγματικές. Εάν μία προθεσμία δίνεται, χωρίς να υπάρχει λόγος ή χωρίς να είναι σαφής ο στόχος, ο εργαζόμενος θα θεωρήσει πως δεν είναι και τόσο σημαντική. Πρέπει να είσαι ιδιαίτερα αυστηρός, όταν κάποιος αδιαφορεί συνέχεια για τα deadlines. Μη μεταφέρεις την ημερομηνία λήξης στην επόμενη μέρα ή στο επόμενο μήνα, γιατί έτσι χάνεται η αξιοπιστία της προθεσμίας.

ΑΝΕΦΕΡΕ ΤΙΣ ΕΠΙΠΤΩΣΕΙΣ ΤΩΝ ΧΑΜΕΝΩΝ ΠΡΟΘΕΣΜΙΩΝ

Μη ξεχνάς να συζητήσεις με τους εργαζόμενους, τις επιπτώσεις των χαμένων προθεσμιών. Ανέφερε, για παράδειγμα: “Η Άννα θα αναγκαστεί να εργαστεί όλο το Σαββατοκύριακο, αν δεν παραδώσεις την λίστα όλων των πελατών μέχρι την Τετάρτη το πρωί”. Κανένας δεν θα δουλέψει σκληρά, για μια προθεσμία, εάν δεν υπάρξουν συνέπειες, όταν αυτή χαθεί.

ΕΞΗΓΗΣΕ ΤΗΝ ΣΗΜΑΣΙΑ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ

Κάθε φορά που ζητάς να ολοκληρωθεί ένα project, την συγκεκριμένη ημέρα, εξήγησε στον εργαζόμενο γιατί το αναθέτεις σε αυτόν. Τόνισε  την σημασία του έργου και γιατί πιστεύεις πως ο εργαζόμενος είναι κατάλληλος. Πολύ συχνά οι άνθρωποι ολοκληρώνουν εγκαίρως μία δουλειά, όταν βλέπουν σε αυτή, το προσωπικό τους όφελος. Έτσι, ο εργαζόμενος θα εκτελέσει με χαρά, ό,τι του ανατέθηκε, εάν ξέρει, για παράδειγμα, πως μετά θα αποκτήσει μια νέα δεξιότητα, χρήσιμη για την επαγγελματική του πορεία.

ΕΞΗΓΗΣΕ ΓΙΑΤΙ ΕΙΝΑΙ ΕΠΕΙΓΟΝ ΝΑ ΟΛΟΚΛΗΡΩΘΕΙ ΤΟ ΕΡΓΟ ΣΥΝΤΟΜΑ

Μη ξεχάσεις να τονίσεις πόσο επείγει να ολοκληρωθεί το έργο. Μη αναφέρεις μόνο την ημερομηνία λήξης, π.χ. “Πρέπει να μεταφέρεις όλα τα αρχεία των πελατών μέχρι τις 7/9” αλλά εξήγησε και τον λόγο που είναι επείγον να τελειώσει η εργασία. Εάν ο εργαζόμενος καταλάβει τον λόγο, θα εργαστεί γρηγορότερα. Μόλις του αναθέσεις το project και αναφέρεις την προθεσμία, μη τον ενοχλήσεις ξανά. Οφείλεις να τον εμπιστευτείς και να μη τον πιέζεις καθημερινά με ηλεκτρονικά μηνύματα, ρωτώντας τον σε ποιο σημείο βρίσκεται. Μία τέτοια κίνηση, ενδεχομένως θα τον αγχώσει περισσότερο.

ΧΩΡΙΣΕ ΤΟ ΜΕΡΟΣ ΣΕ ΜΙΡΟΤΕΡΑ ΜΕΡΗ

Ακόμα, εάν παρατηρείς πως ο συγκεκριμένος εργαζόμενος, δυσκολεύεται να τελειώσει ένα μεγάλο έργο, στην συγκεκριμένη προθεσμία που έχει ανατεθεί, συζήτησε μαζί του. Έπειτα, αποφασίστε από κοινού, να χωρίσετε το έργο σε μικρότερα μέρη. Για κάθε μέρος του έργου, θέσε μία διαφορετική προθεσμία. Με αυτό το τρόπο, ο υπάλληλος ή ο συνάδερφος, θα διαχειριστεί καλύτερα τον χρόνο που έχει για να τελειώσει την εργασία.

ΣΗΜΕΙΩΣΕ ΤΙΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΚΑΙ ΤΙΣ ΠΡΟΘΕΣΜΙΕΣ ΣΕ ΚΟΙΝΟΧΡΗΣΤΟ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ

Επιπρόσθετα, θα μπορούσες να γράψεις τις εργασίες και τις προθεσμίες που αναθέτεις στους εργαζομένους, σε ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο ή σε ένα οποιοδήποτε σύστημα διαχείρισης εργασιών. Αυτά στέλνουν στα άτομα, υπενθυμίσεις αυτόματα για την σωστή διαχείριση χρόνου και την εκτέλεση της εργασίας πριν να λήξει η προθεσμία.

Εάν κάνεις, όλα τα παραπάνω, θα βοηθήσεις σε μεγάλο βαθμό, τον υπάλληλο ή τον συνάδερφο να είναι συνεπής στην τήρηση των προθεσμιών. Έτσι, θα σταματήσεις να ανησυχείς για τις χαμένες προθεσμίες.