Project Manager: Ο ρόλος του στο χώρο εργασίας

Στην αγορά εργασίας, τα τελευταία χρόνια, ο ρόλος του Project Manager έχει πολύ μεγάλη ζήτηση. Είναι ένας δύσκολος ρόλος μα έχει και μεγάλο ενδιαφέρον καθώς συνδυάζει ταυτόχρονα πολλές δεξιότητες. Στο κείμενο που ακολουθεί, θα μάθεις καλύτερα τι ακριβώς είναι το Project Management και ποιες δεξιότητες πρέπει να έχει κάποιος για να αναλάβει αυτό το ρόλο.

ΣΤΟΧΟΣ ΤΟΥ PROJECT MANAGEMENT

Αρχικά, στόχος του project management είναι να ολοκληρωθεί επιτυχώς ένα έργο και να ικανοποιηθούν οι απαιτήσεις μα και οι προσδοκίες όλων των συμμετεχόντων. Για να συμβεί αυτό θα πρέπει να εφαρμοστούν ορθά γνώσεις, δεξιότητες, τεχνικές και εργαλεία. Ο Χένρι Γκάντ είναι ο πατέρας του project management κα μαζί με τον Φρέντερικ Τέιλορ έθεσαν τις αρχές του project management.

ΤΙ ΚΑΝΕΙ ΕΝΑΣ PROJECT MANAGER

Το project management είναι απαραίτητο σε κάθε επιχείρηση. Ένας project manager αναλαμβάνει διάφορα έργα, τα διαχειρίζεται αποτελεσματικά, προβλέπει πιθανούς κινδύνους και εξετάζει νέες επιχειρηματικές ευκαιρίες. Ακόμα, είναι σε θέση να αξιοποιεί επιτυχώς όλο το ανθρώπινο δυναμικό και ελέγχει τα χρονοδιαγράμματα για να μη υπάρχει καθυστέρηση στην υλοποίηση ενός project. Μία καθυστέρηση θα οδηγήσει στην δυσαρέσκεια των πελατών, κάτι που δεν είναι καλό για μια επιχείρηση. Επιπλέον, ο project manager εκτιμά τον χρόνο και το κόστος ενός έργου. Στην συνέχεια, ηγείται την ομάδα του και παρακολουθεί εκτενώς την πρόοδο που γίνεται, μέχρι να ολοκληρωθεί το project.

ΤΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΠΟΥ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΕΧΕΙ ΕΝΑΣ PROJECT MANAGER

Στις αρμοδιότητες του project manager, επίσης, είναι να επιλύει με επιτυχία διαφορές και συγκρούσεις ανάμεσα στους εργαζομένους και να καθιερώνει ένα κοινό κώδικα επικοινωνίας. Για να πραγματοποιήσει επιτυχώς κάποιος όλες τις παραπάνω αρμοδιότητες, θα πρέπει να έχει κάποια σημαντικά χαρακτηριστικά. Έτσι, ο project manager χρειάζεται να έχει ηγετικό χαρακτήρα, να είναι ικανός να δημιουργεί τις σωστές ομάδες και να θέτει κίνητρα στους εργαζομένους. Χωρίς κίνητρα, είναι ήδη γνωστό, πως κανένας εργαζόμενος δεν μπορεί να κάνει σωστά την εργασία του.

ΚΑΛΟΣ PROJECT MANAGER ΕΙΝΑΙ ΑΥΤΟΣ ΠΟΥ ΕΠΗΡΕΑΖΕΙ ΚΑΙ ΕΜΠΝΕΕΙ

Επιπλέον, σωστός project manager είναι αυτός που λαμβάνει σημαντικές αποφάσεις και μπορεί να επηρεάσει αλλά και να εμπνεύσει τους συναδέρφους του. Η κριτική σκέψη, η μεταδοτικότητα, η εμπιστοσύνη στα μέλη της ομάδας του, οι διαπραγματευτικές ικανότητες και οι δεξιότητες επικοινωνίας είναι επιπλέον χαρακτηριστικά ενός αξιόλογου project manager.

ΟΡΘΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΟΥ ΧΡΟΝΟΥ ΚΑΙ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑ

Πέρα από αυτά, ένας καλός διαχειριστής έργων θα πρέπει να έχει εξαιρετικές δεξιότητες στη ορθή διαχείριση του χρόνου, αρκετές γνώσεις για τις επιχειρήσεις και τα επιχειρηματικά σχέδια και να είναι δημιουργικός. Ένας διαχειριστής έργου θα πρέπει να είναι ειλικρινής, να αφοσιώνεται στα μέλη της ομάδας του και να τα υποστηρίζει. Αντίστοιχα, τα μέλη πρέπει να αισθάνονται ασφάλεια για τις αποφάσεις που λαμβάνει ένας project manager.

ΣΗΜΑΝΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ Ο ΕΝΘΟΥΣΙΑΣΜΟΣ ΚΑΙ Η ΕΥΕΛΙΞΙΑ

Ο ενθουσιασμός και η ευελιξία είναι σημαντικά στοιχεία για ένα καλό project manager. Με τον ενθουσιασμό, ο διαχειριστής έργου, φανερώνει στα μέλη της ομάδας του πως πιστεύει στο έργο μα και στην ικανότητα των μελών για να το ολοκληρώσει με μεγάλη επιτυχία. Επίσης, βοηθάει στην παρακίνηση των εργαζομένων να ολοκληρώνουν με θετικό τρόπο τις δουλειές που τους έχουν ανατεθεί. Ένα έργο δεν είναι απόλυτα σταθερό και ανά πάσα στιγμή μπορεί να διαλυθεί. Η ευελιξία βοηθά τον κάθε project manager να διαχειριστεί επιτυχώς απρόβλεπτες καθυστερήσεις και να βρει ένα εναλλακτικό σχέδιο αντιμετώπισης διάφορων προβλημάτων.

Ο ΣΩΣΤΟΣ PROJECT MANAGER ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΔΙΑΘΕΤΕΙ ΟΡΑΜΑ

Επιπλέον, ένας σωστός project manager θα πρέπει να έχει όραμα και να μπορεί να το διατυπώσει. Χρειάζεται να γνωρίζει την αρχή μα και το τέλος του κάθε έργου που αναλαμβάνει. Με το όραμα, θα επιτρέψει στα υπόλοιπα άτομα που εργάζονται στο ίδιο έργο, να νιώθουν πως έχουν μερίδιο σε αυτό. Επίσης, οι εργαζόμενοι, με ένα καλό διαχειριστή έργου, θα νιώσουν την χαρά της προσφοράς και θα μπορέσουν να δημιουργήσουν και το δικό τους όραμα.

ΠΩΣ ΘΑ ΓΙΝΕΙΣ ΕΞΑΙΡΕΤΙΚΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ ΕΡΓΩΝ

Για να γίνεις και εσύ ένας εξαιρετικός project manager, θα πρέπει να κατανοήσεις τους στόχους του έργου και στην συνέχεια να ενημερώσεις ορθά τους συναδέρφους σου. Έπειτα, χρειάζεται κάθε μέρα να συζητάς με τα μέλη της ομάδας τουλάχιστον 10-15 λεπτά για να γνωρίζουν όλοι αυτά που πρέπει να υλοποιηθούν. Ακόμα, ζήτησε από τους συναδέρφους μια εβδομαδιαία αναφορά, όπου θα παρουσιάζουν την πορεία του έργου. Χρήσιμες είναι και οι μηνιαίες αναφορές.

ΑΝΕΦΕΡΕ ΣΥΝΤΟΜΑ ΤΗΝ ΥΠΑΡΞΗ ΕΝΟΣ ΠΙΘΑΝΟΥ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΟΣ

Εάν υπάρξει οποιοδήποτε πρόβλημα, πρέπει άμεσα να μιλήσεις με τους συνεργάτες σου. Σε διαφορετική περίπτωση, θα διαλυθούν οι καλές σχέσεις εμπιστοσύνης ανάμεσα στα μέλη της ομάδας. Ακόμα, μη παραλείψεις να ακούσεις προσεκτικά τα σχόλια των συνεργατών καθώς θα σε βοηθήσουν να βελτιωθείς περισσότερο.

ΕΠΙΒΡΑΒΕΥΣΕ ΤΟΥΣ ΣΥΝΑΔΕΡΦΟΥΣ

Επιπρόσθετα, έλεγξε συχνά το χρόνο που χρειάζεται ο κάθε συνεργάτης για να ολοκληρώσει τις δράσεις που του έχεις αναθέσει. Με αυτό το τρόπο, θα δεις τις αλλαγές που πρέπει να γίνουν, αλλά και θα βοηθήσεις τον συνάδερφο να βελτιώσει την απόδοσή του. Ίσως να χρειαστεί κάποια στιγμή να κάνεις εσύ την δουλειά ενός άλλου συναδέρφου για να προχωρήσει περισσότερο το έργο και ολοκληρωθεί εγκαίρως. Μη ξεχνάς, επίσης, να επιβραβεύεις τους συναδέρφους για την δουλειά τους και να δείχνεις ευγνωμοσύνη.

Συνοψίζοντας, αν και απαιτητικός ο ρόλος του project manager, είναι από τα επαγγέλματα του μέλλοντος. Εάν ακολουθήσεις τις συμβουλές, θα μπορέσεις να γίνεις και εσύ ένας επιτυχημένος διαχειριστής έργου.