Tips για αποτελεσματικά επαγγελματικά meetings

“Ξανά meeting; Είναι βαρετό…”. ” Μeeting; Κάτι κακό θα έχει συμβεί”. Ας είμαστε ειλικρινείς. Αρκετές φορές σκεφτήκαμε το ίδιο, όταν μας ανακοίνωναν στην δουλειά, πως θα υπάρξει κάποιο meeting. Κάποιοι από εμάς, ανησυχούσαμε έντονα, μέχρι την ώρα της συνάντησης. Οι επαγγελματικές συναντήσεις, κάποιες φορές είναι βαρετές ή και στρεσσογόνες. Είναι όμως και αναγκαίες για την λήψη ή ανακοίνωση σοβαρών αποφάσεων, την επίλυση προβλημάτων ή την δημιουργία νέων ιδεών. Εάν θέλεις να πραγματοποιήσεις ένα λιγότερο αγχωτικό και βαρετό meeting, συνέχισε το διάβασμα. Θα διαπιστώσεις πως υπάρχουν μερικές χρήσιμες συμβουλές για πιο αποτελεσματικές επαγγελματικές συνεδριάσεις.

ΣΗΜΑΣΙΑ ΤΟΥ MEETING ΚΑΙ ΚΑΘΟΡΙΣΜΟΣ ΤΩΝ ΣΥΜΜΕΤΕΧΟΝΤΩΝ

Αρχικά, πριν την συνεδρίαση, θα πρέπει να σκεφτείς καλά την σημασία της. Είναι πράγματι σημαντική; Εάν απαντήσεις καταφατικά, καθόρισε τον συγκεκριμένο αριθμό των υπαλλήλων που θα συμμετάσχουν σε αυτή. Εάν προσκαλέσεις υπαλλήλους που δεν χρειάζεσαι πραγματικά, θα υπάρξει μεγαλύτερη σπατάλη χρόνου και η συνάντηση που θα διεξαχθεί, δεν θα είναι πολύ αποτελεσματική. Επιπλέον, οι υπάλληλοι που δεν χρειάζεται να παραβρίσκονται, μπορούν να συνεχίσουν κανονικά την δουλειά τους.

ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΑΤΖΕΝΤΑΣ ΘΕΜΑΤΩΝ

Έπειτα, χρειάζεται να προετοιμαστείς κατάλληλα για την συνεδρίαση. Μία σωστή ατζέντα θα σε βοηθήσει στην σωστή διαχείριση του χρόνου. Μη διανοηθείς να ξεκινήσεις ένα meeting χωρίς αυτή. Ουσιαστικά πρέπει να δημιουργήσεις μια λίστα με τα θέματα που θα συζητήσεις στην επαγγελματική συνάντηση αλλά και τους στόχους που θέλεις να πετύχεις. Βάλε τα θέματα σε σειρά προτεραιότητας. Ξεκίνα με τα θέματα που απαιτούν μεγαλύτερη προσοχή και τελείωσε με τα λιγότερα σημαντικά. Για καλύτερα αποτελέσματα, φρόντισε αυτή την λίστα να την μοιράσεις στους συμμετέχοντες μέσω email, μία ημέρα πριν το meeting.

ΣΥΝΤΟΜΑ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΠΙΟ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΑ MEETINGS

Ενημέρωσε τους εργαζόμενους για την ύπαρξη του meeting, τουλάχιστον 3-4 μέρες νωρίτερα. Πρέπει να είναι προετοιμασμένοι για αυτή την συνάντηση. Στείλε προσωπικό email στο καθένα άτομο ξεχωριστά. Ένα ξαφνικό meeting θα τους ανησυχήσει άδικα ή θα τους ενοχλήσει. Συνήθως γίνονται νωρίς το πρωί ή προς το τέλος της ημέρας. Οι πιο αποτελεσματικές συνεδριάσεις είναι οι σύντομες. Ένα meeting δεν πρέπει να διαρκεί πάνω από μία ώρα. Εάν αυξηθεί η ώρα του meeting, τότε η προσοχή και η συγκέντρωση των ατόμων που συμμετάσχουν διασπάται. Προσπάθησε λοιπόν, να μη ξεφύγεις από το χρονικό όριο και εστιάσου μόνο στα θέματα της ατζέντας που έχεις ετοιμάσει.

ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΗ Η ΣΥΝΕΠΕΙΑ ΚΑΙ Η ΑΚΡΙΒΕΙΑ

Φρόντισε, επίσης, να είσαι συνεπής και ακριβής στην συνεδρίαση. Πρέπει να παραβρίσκεσαι στην αίθουσα νωρίτερα από τους συμμετέχοντες. Έτσι, θα δώσεις το σωστό παράδειγμα για τα υπόλοιπα άτομα. Είναι ανεπίτρεπτο να καθυστερήσεις στο meeting που εσύ διοργανώνεις. Εάν καθυστέρησε κάποιος συμμετέχοντας, μη τον περιμένεις. Ξεκίνησε χωρίς αυτόν. Διαφορετικά, μια αργοπορία θα διαταράξει όλο το χρονοδιάγραμμα της συνάντησης.

ΕΠΕΤΡΕΨΕ ΣΕ ΟΛΟΥΣ ΝΑ ΣΥΜΜΕΤΑΣΧΟΥΝ

Δώσε ίδιο χρόνο στον κάθε συμμετέχοντα να σκεφτεί, να πει την γνώμη του ή να εκφράσει μια απορία. Όμως, εάν κάποιος παρεμβαίνει ασταμάτητα, καλό είναι να τον σταματήσεις, λέγοντας: “Ας ακούσουμε και κάποια άλλη άποψη”. Φρόντισε, ακόμα, να έχεις σημειώσει σε bullets αυτά που θέλεις να πεις κατά την διάρκεια της συνάντησης. Μη ξεχάσεις να κρατήσεις σημειώσεις καθώς μιλούν οι υπόλοιποι συμμετέχοντες. Στο τέλος του meeting, είναι σημαντικό, να κρατήσεις μια λίστα με τις εργασίες που έχεις αναθέσει στους υπαλλήλους. Αυτή, θα πρέπει να την διανείμεις σε όλους όσους συμμετείχαν. Επίσης, εάν επιθυμείς, μπορείς να ανανεώσεις την επαγγελματική συνάντηση, για την επόμενη εβδομάδα ή τον επόμενο μήνα.

ΤΑ ΟΦΕΛΗ ΤΩΝ WALKING MEETINGS

Εάν τώρα, θέλεις να δημιουργήσεις ένα διαφορετικό και αποδοτικό meeting, δοκίμασε το “walking meeting“.Όχι, μη σε τρομάζει ο όρος. Με απλά λόγια, “walking meeting” είναι μία συνεδρίαση με τους εργαζόμενους που γίνεται, περπατώντας. Δεν είναι κάτι νέο. Λέγεται πως ο Αριστοτέλης δίδασκε καθώς περπατούσε. Μα και o Steve Jobs ήταν λάτρης των “walking meetings”. Τα οφέλη μίας περιπατητικής συνεδρίασης είναι τα εξής:

• Βελτιώνει την σωματική και ψυχική ευεξία των συμμετεχόντων,
• εμπνέει νέες ιδέες χάρη στο διαφορετικό περιβάλλον,
• βελτιώνει τις σχέσεις των ατόμων και ενισχύει το ομαδικό πνεύμα,
• ενισχύεται η αποδοτικότητα στην εργασία,
• διευκολύνεται η λήψη αποφάσεων, καθώς με την αλλαγή του περιβάλλοντος, διακρίνονται περισσότερες επιλογές που ίσως δεν εξετάστηκαν και
• μειώνονται οι διακρίσεις της ιεραρχίας και οι άνθρωποι συζητούν πιο άνετα περπατώντας.

ΜΙΚΡΟΣ ΑΡΙΘΜΟΣ ΣΥΜΜΕΤΕΧΟΝΤΩΝ ΚΑΙ ΜΙΚΡΗ ΔΙΑΡΚΕΙΑ

Για να πραγματοποιήσεις ένα “walking meeting”, πρέπει πρώτα να ρωτήσεις τους συμμετέχοντες, εάν επιθυμούν το ίδιο. Ο μικρός αριθμός των ατόμων, θα καθορίσει και την επιτυχία της συνάντησης. Σε ένα “walking meeting”, οι συμμετέχοντες δεν πρέπει να είναι πάνω από τέσσερις. Μα και η διάρκεια του πρέπει να είναι μικρή. Έτσι, θυμήσου πως δεν πρέπει να ξεπερνά τα τριάντα λεπτά. Φυσικά, και για αυτού του είδους meeting, οφείλεις να έχεις προετοιμαστεί νωρίτερα με τα θέματα και τους στόχους της συζήτησης.

ΣΧΕΔΙΑΣΕ ΤΗΝ ΔΙΑΔΡΟΜΗ ΚΑΙ ΚΡΑΤΑ ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ

Οφείλεις, ακόμα, να έχεις σχεδιάσει πριν την συνάντηση, την διαδρομή που θα ακολουθήσετε. Μη επιλέξεις πολυσύχναστες περιοχές γιατί οι περισπασμοί θα είναι πολλοί. Επέλεξε αθόρυβους δρόμους ή μεγάλα πάρκα. Κατά την διάρκεια του meeting, πραγματοποίησε στάσεις σε κάποιο παγκάκι για να μπορέσεις να κρατήσεις σημειώσεις, όσων έχετε συζητήσει. Ή μπορείς, αφού πρώτα πάρεις την άδεια των εργαζομένων, να ηχογραφήσεις όσα ειπωθούν κατά την διάρκεια του περπατήματος. Έτσι, αργότερα, θα μπορέσεις στο γραφείο σου να κάνεις απομαγνητοφώνηση και να την μοιράσεις στους συμμετέχοντες.

Εάν ακολουθήσεις τις παραπάνω συμβουλές, θα διοργανώνεις τα πιο επιτυχημένα meetings και οι συμμετέχοντες θα είναι πάντα ικανοποιημένοι.

Μαίρη Κάντα