Open Office Plan: Ωφελεί τους εργαζόμενους ή όχι;

Το περιβάλλον εργασίας είναι καθοριστικό για την παραγωγικότητα των εργαζομένων. Όλοι χρειάζονται ένα καλό περιβάλλον όπου θα μπορούν να εργάζονται με ηρεμία, δίχως να αποσπάται η προσοχή από τα projects που αναλαμβάνουν. Τα τελευταία χρόνια, σε αρκετές επιχειρήσεις επιλέγεται πολύ συχνά από τους διευθυντές το open office plan, ένας εναλλακτικός τύπος σχεδίασης γραφείου. Είναι όμως ωφέλιμο για αυτούς που εργάζονται πολλές ώρες καθημερινά; Μήπως μειώνει την απόδοση των εργαζόμενων; Διαβάζοντας τις επόμενες γραμμές του κειμένου, θα ενημερωθείτε εκτενέστερα για τον συγκεκριμένο τύπο διάταξης.

ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΤΟ OPEN OFFICE PLAN;

Αρχικά, το ‘open office plan’ (στα ελληνικά μεταφράζεται ως ‘σχέδιο ανοιχτού γραφείου’), όπως φανερώνει και το όνομά του, είναι ένας τύπος διάταξης γραφείου στο οποίο όλοι οι εργαζόμενοι σε μία επιχείρηση δουλεύουν στον ίδιο ανοιχτό χώρο και στον ίδιο όροφο. Αυτός ο τύπος διάταξης δεν εισήχθη πρόσφατα για πρώτη φορά, αλλά οι πρώτες αναφορές σε αυτόν χρονολογούνται από την δεκαετία του 1910.

Εκείνη την περίοδο, το ‘ανοιχτό γραφείο’ εμφανιζόταν περισσότερο σε επιχειρήσεις που ασχολούνταν με την επεξεργασία πληροφοριών και την διαχείριση εγγράφων και αυτό γιατί οι εργαζόμενοι έπρεπε να χρησιμοποιούν διαρκώς διάφορους καταλόγους και γραφομηχανές. Αρκετές δεκαετίες αργότερα και πιο συγκεκριμένα τη δεκαετία του 1950 ξεκίνησε να γίνεται πιο δημοφιλής η συγκεκριμένη διάταξη γραφείου. Η δημοτικότητα της αυξήθηκε σημαντικά τις δεκαετίες 1960 και 1970 όπου εξελίχθηκε η τεχνολογία και η επικοινωνία και η συνεργασία μεταξύ των εργαζομένων έγινε ευκολότερη δίχως την ύπαρξη ιδιωτικών χώρων στο εργασιακό περιβάλλον.

ΟΙ ΜΟΡΦΕΣ ΤΟΥ ‘OPEN OFFICE PLAN’

Τα ‘ανοιχτά γραφεία’ έχουν την δυνατότητα να πάρουν διάφορες μορφές ανάλογα με τις ανάγκες που έχει η κάθε εταιρεία και το είδος της εργασίας που εκτελείται σε αυτή. Έτσι, το ‘open office’ μπορεί να χωριστεί σε τρεις κατηγορίες: η ‘πλήρως ανοιχτή διάταξη γραφείου’, η ‘ημί-ανοιχτή ή χαμηλή διάταξη’ και η ‘δομημένη ανά ομάδα’.

Στην πλήρως ανοιχτή διάταξη, υπάρχουν μεγάλες περιοχές δίχως τοίχους να χωρίζουν μεταξύ τους εργαζόμενους και τα τμήματα μιας επιχείρησης. Την συγκεκριμένη διάταξη γραφείων την προτιμούν οι επιχειρήσεις που ασχολούνται με τον δημιουργικό κλάδο, όπως εταιρείες λογισμικού, διαφημιστικές εταιρείες, εταιρείες σχετικές με τις τέχνες κλπ. Και αυτό γιατί στις συγκεκριμένες εταιρείες είναι αναγκαίο οι εργαζόμενοι να συνεργάζονται μεταξύ τους συνεχώς προκειμένου να εκτελούν αποτελεσματικά τα εργασιακά τους καθήκοντα.

Στην ημι-ανοιχτή διάταξη γραφείων οι εργαζόμενοι εργάζονται, επίσης, σε ένα μεγάλο ανοιχτό χώρο, αλλά συνήθως υπάρχουν και χαμηλοί τοίχοι που χωρίζουν τον χώρο. Περιστασιακά, στην συγκεκριμένη διάταξη περιλαμβάνονται και ένα ή δύο κλειστά γραφεία που χρησιμοποιούνται για επαγγελματικά meetings ή για να μπορούν να απομονωθούν σε αυτά, εάν χρειαστεί, οι εργαζόμενοι.

Ακόμα, είναι δυνατόν τα open office να χωριστούν ανά ομάδες εργαζομένων βάσει των εργασιακών τους καθηκόντων. Ο χώρος μπορεί να διαχωριστεί διακριτικά με την χρήση φυσικών χωρισμάτων όπως ράφια ή διάφορα διαχωριστικά. Για καλύτερη οργάνωση του χώρου υπάρχουν και κάποια οπτικά ‘τρικ’. Για παράδειγμα, χρησιμοποιούνται διαφορετικά χρήματα στο δάπεδο ή στους τοίχους που κάνουν πιο εμφανή τα τμήματα των εργαζομένων.

ΤΑ ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΤΟΥ OPEN OFFICE PLAN

Τα οφέλη των ανοιχτών γραφείων είναι πολλά τόσο για τους ιδιοκτήτες μίας επιχείρησης όσο και για τους ίδιους τους εργαζόμενους. Πιο αναλυτικά, τα open office έχουν λιγότερο κόστος για να δημιουργηθούν γι αυτό και τα προτιμούν πολύ συχνά οι μικρές ή νέες επιχειρήσεις. Στα open office μπορεί να συγκεντρωθεί όλος ο εξοπλισμός γραφείου σε μία κεντρική τοποθεσία για να έχουν εύκολη και γρήγορη πρόσβαση όλοι οι εργαζόμενοι. Σκεφτείτε πόσα χρήματα γλιτώνετε, εάν για την επιχείρησή σας αγοράσετε ένα μόνο φωτοτυπικό μηχάνημα που θα τοποθετηθεί στο κέντρο ενός ανοιχτού γραφείου και όχι φωτοτυπικά μηχανήματα για 4-5 ιδιωτικά γραφεία.

Σε ένα ανοιχτό γραφείο ο εργοδότης έχει την δυνατότητα να παρακολουθεί καλύτερα τους εργαζόμενους και να εξασφαλίζει την παραγωγικότητά τους. Επιπλέον, τα ανοιχτά γραφεία ενισχύουν το αίσθημα της ισότητας γιατί όλοι ανεξαρτήτως δουλεύουν σε ένα μεγάλο δωμάτιο. Δεν υπάρχει ανταγωνισμός για το ποιος θα εργαστεί στο γραφείο με την καλύτερη θέα ή την καλύτερη διακόσμηση.

Η διάταξη του open office ενισχύει σε μεγάλο βαθμό την επικοινωνία μεταξύ των εργαζομένων καθώς λείπουν τα εμπόδια που την δυσχεραίνουν. Όταν οι εργαζόμενοι απομονώνονται σε ιδιωτικά γραφεία, είναι πολύ πιθανόν να μη νιώθουν ως μέρος μιας ομάδας ή να διστάζουν να βγουν έξω από το ιδιωτικό χώρο εργασίας για να ζητήσουν βοήθεια από έναν συνάδερφο. Με το ανοιχτό γραφείο η συνεργασία γίνεται πιο εύκολη και προωθείται περισσότερο η δημιουργική σκέψη.

ΤΑ ΜΕΙΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΤΟΥ OPEN OFFICE ΚΑΙ ΠΩΣ ΜΠΟΡΟΥΝ ΑΥΤΑ ΝΑ ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΤΟΥΝ

Τα open office εκτός από πλεονεκτήματα έχουν και ορισμένα μειονεκτήματα, αλλά μπορούν να αντιμετωπιστούν επιτυχώς. Πιο συγκεκριμένα, σε ένα ανοιχτό γραφείο είναι πολύ πιθανόν να υπάρχουν αρκετοί θόρυβοι: ένας εργαζόμενος να μιλά δυνατά στο τηλέφωνο με έναν πελάτη, ένας άλλος να πληκτρολογεί δυνατά κλπ. Η έλλειψη ιδιωτικότητας μπορεί, ακόμη να κουράσει τους εργαζόμενους ή να τους προκαλέσει περισσότερο άγχος, αν σκεφτούν πως ελέγχονται από τον προϊστάμενό τους κάθε στιγμή.

Για να αντιμετωπιστεί ο έντονος θόρυβος, οι προϊστάμενοι μπορούν να επιτρέπουν στους εργαζόμενους να χρησιμοποιούν, εάν το επιθυμούν, ακουστικά μείωσης θορύβου. Με την αποφυγή του ενοχλητικού θορύβου, θα εργάζονται ήρεμα, χωρίς να αποσπάται η προσοχή τους από το project που έχουν αναλάβει.

Τέλος, οι εργοδότες θα πρέπει να δημιουργήσουν κάποιους ιδιωτικούς χώρους όπου θα μπορούν να μένουν οι υπάλληλοι όταν θέλουν να χαλαρώσουν μακριά από τους υπόλοιπους ή όταν θέλουν να συγκεντρωθούν περισσότερο για να υλοποιήσουν ένα απαιτητικό project. Συνεπώς, το ‘ανοιχτό γραφείο’ είναι ωφέλιμο για τις περισσότερες επιχειρήσεις και τα λίγα μειονεκτήματά του μπορούν να διορθωθούν.