Office Administration (CYWC – 2026/01) at OptimusHR Solutions Ltd

A. Ο Ρόλος & τα Καθήκοντα

1.Γραμματειακή Υποστήριξη & Επικοινωνία

●     Διαχείριση επικοινωνίας: Υποδοχή, φιλτράρισμα και προώθηση email και αλληλογραφίας.

●    Διαχείριση ημερολογίου (Calendar Management): Προγραμματισμός και συντονισμός συναντήσεων και συνεδριάσεων της διοίκησης ή της ομάδας.

● Σύνταξη εγγράφων: Δημιουργία, μορφοποίηση και επιμέλεια επαγγελματικών επιστολών, email, αναφορών, οδηγιών και παρουσιάσεων.

2.Οργάνωση & Διαχείριση Γραφείου (Office Management)

●Αρχειοθέτηση: Δημιουργία και διατήρηση ενός αποτελεσματικού συστήματος αρχειοθέτησης (ψηφιακού/cloud) για συμβόλαια, τιμολόγια και εταιρικά έγγραφα.

●Συντονισμός ταξιδιών: Κράτηση εισιτηρίων, ξενοδοχείων και οργάνωση του προγράμματος μετακινήσεων των στελεχών.

3.Διοικητική Υποστήριξη & Διαχείριση Έργων

●  Διοικητική υποστήριξη των καθημερινών λειτουργιών και διαδικασιών σύμφωνα με τις πολιτικές του οργανισμού.

● Παρακολούθηση και υλοποίηση των διαφόρων έργων που αναλαμβάνονται σε συνεργασία με τον προϊστάμενο.

●  Σχεδιασμός και διαχείριση εταιρικής επικοινωνίας και εταιρικών δρώμενων.

●Διαχείριση προβλημάτων ή/και οποιωνδήποτε θεμάτων μπορεί να προκύψουν με παροχή πληροφόρησης όπου και εφόσον χρειάζεται.

● Συνεχής συνεργασία και επικοινωνία με τη διεύθυνση και τους συνεργάτες για την αποτελεσματική επίτευξη των στόχων και τη συνεχή βελτίωση των λειτουργιών του οργανισμού.

4.Βασικά Λογιστικά & Οικονομικά Καθήκοντα

● Διαχείριση παραστατικών: Συλλογή, καταχώρηση και αρχειοθέτηση τιμολογίων, αποδείξεων και εξοδολογίων.

● Επικοινωνία με το Λογιστήριο: Προετοιμασία και αποστολή των απαραίτητων εγγράφων στον εξωτερικό ή εσωτερικό λογιστή κάθε μήνα.

●  Παρακολούθηση πληρωμών: Έλεγχος εισπράξεων/οφειλών, αποστολή υπενθυμίσεων σε πελάτες και διαχείριση μικρού ταμείου (petty cash).

5.Υποστήριξη Ανθρωπίνων Πόρων (HR) & Εταιρικών Εκδηλώσεων

● Εταιρικές εκδηλώσεις: Συνδρομή στην οργάνωση και τον συντονισμό εταιρικών συναντήσεων, lunches, webinars ή social events της ομάδας.

 

Β. Το Προφίλ του Υποψηφίου (Απαραίτητα & Επιθυμητά Προσόντα)

● Πτυχίο ή πιστοποιητικά με έμφαση στη Διαχείριση Γραφείου, τις Γραμματειακές Σπουδές ή άλλο συναφές αντικείμενο, θα θεωρηθούν πρόσθετο προσόν.

●Εμπειρία στη διαχείριση έργων ή/και στην εφαρμογή/υλοποίηση επιχειρηματικών ή άλλων χρηματοδοτικών σχεδίων.

●  Ικανότητα συγγραφής κειμένων για επικοινωνιακούς σκοπούς και reporting.

●  Εξαιρετική γνώση της Ελληνικής και Αγγλικής γλώσσας.

●Άριστη γνώση χρήσης/χειρισμού Ηλεκτρονικών Υπολογιστών, εφαρμογών MS Office, email communication και Λογισμικών Συστημάτων.

●   Ικανότητα ιεράρχησης, μεθοδικότητα, αναλυτική σκέψη και ταυτόχρονη διαχείριση θεμάτων.

●Ανάληψη πρωτοβουλιών, ικανότητα επίλυσης προβλημάτων και εξαιρετικές διαπροσωπικές δεξιότητες.

 

 Γ. Τι Προσφέρεται

●   Διαδικτυακή εργασία (Online work)*Το άτομο πρέπει να έχει ως βάση την Κύπρο.

●   Πενθήμερη εργασία (εξαιρούνται οι περιπτώσεις επαγγελματικών ταξιδιών και εκδηλώσεων).

● Προσφέρεται ελκυστικό πακέτο απολαβών (συμπεριλαμβανομένων Κοινωνικών Ασφαλίσεων και ΓεΣΥ).

●   21 ημέρες πληρωμένης αδείας.

●   Παρέχεται υπολογιστής και κινητό τηλέφωνο.

●   Κάλυψη οδοιπορικών εξόδων.

●   Εργασία σε ένα ευχάριστο και δυναμικό περιβάλλον.

●   Μοναδική ευκαιρία για γνωριμία και εμβάθυνση στον κόσμο του κυπριακού κρασιού.

●   Πληρωμένα εταιρικά ταξίδια.

Job Tags: MS Office, Remote, Αγγλικά, Ελληνικά