Γραπτές επικοινωνιακές δεξιότητες: Tips βελτίωσης

Η επικοινωνία έχει καθοριστικό ρόλο σε οποιοδήποτε επαγγελματικό τομέα. Χωρίς αυτή, κανένα project δεν θα μπορούσε να ολοκληρωθεί. Οι περισσότεροι έχουν ταυτίσει την επικοινωνία με τον προφορικό λόγο. Ωστόσο πολύ σημαντική είναι και η δεξιότητα της επικοινωνίας στον γραπτό λόγο. Αναφορές ενός project, προτάσεις για νέα προϊόντα, συνοδευτικές επιστολές, ενημερωτικά σημειώματα για τον προϊστάμενο, ενημερώσεις πελατών, όλα γίνονται γραπτώς. Έτσι, οι δεξιότητες γραφής είναι απαραίτητες για τον κάθε εργαζόμενο.

ΤΑ ΟΦΕΛΗ ΤΩΝ ΔΕΞΙΟΤΗΤΩΝ ΓΡΑΦΗΣ

Εάν οι ικανότητές σου στην γραφή είναι άριστες, θα διευκολύνεις τους συναδέρφους ή τους πελάτες να κατανοήσουν καλύτερα τις σκέψεις σου και τις ιδέες σου. Θα προσελκύσεις περισσότερους συνεργάτες ή νέους πελάτες, εάν γράψεις μία ωραία επιχειρηματική πρόταση. Αν πάλι, είσαι άνεργος, μία καλογραμμένη συνοδευτική επιστολή, μπορεί να σου “ανοίξει” την “πόρτα” της ιδανικής, για σένα, δουλειάς.

ΠΡΟΩΘΗΣΗ ΤΗΣ ΚΑΡΙΕΡΑΣ

Οι γραπτές επικοινωνιακές δεξιότητες, σε χρήζουν πολύτιμο εργαζόμενο. Εάν το αφεντικό ή κάποιος άλλος συνάδερφος γνωρίζει πως γράφεις καλά, θα σου ζητά να τον βοηθήσεις στην επεξεργασία των κειμένων. Έτσι, θα καταφέρεις να εντυπωσιάσεις τον προϊστάμενο και να προωθήσεις περισσότερο την καριέρα σου. Δεν θα ήταν άσχημη μια προαγωγή ή μια αύξηση του μισθού, σωστά;

ΤΙ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΔΙΑΘΕΤΕΙ Ο ΚΑΘΕ ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΟΣ

Μεγάλο όφελος θα έχεις, εάν εργάζεσαι στο τομέα της διαφήμισης. Σκέψου πόσα θετικά αποτελέσματα θα έχουν κάποια διαφημιστικά κείμενα, εάν οι ικανότητες στην γραφή σου είναι καλές. Επίσης, οι δεξιότητες είναι βοηθητικές και για την διατήρηση καλών αρχείων. Με την τηλεργασία, οι δεξιότητες γραφής έχουν γίνει ακόμη πιο σημαντικές για τους επαγγελματίες. Γι αυτό, ο κάθε εργαζόμενος θα πρέπει να διαθέτει:

• Άριστη γραμματική ικανότητα: Είναι η βασική δεξιότητα που θα σε βοηθήσει να γράψεις ένα κείμενο. Ακόμα και αν έχεις μία τέλεια ιδέα στο μυαλό για να προωθήσεις ένα νέο προϊόν της εταιρείας ή και τον εαυτό σου στον δυνητικό εργοδότη, εάν κάνεις ορθογραφικά ή γραμματικά λάθη, κανένας δεν θα λάβει το μήνυμα σου.
• Ικανότητα έρευνας: Όταν συντάσσεις αναφορές ή κάποιες διαφημιστικές προτάσεις, πιθανότατα κάποιο θέμα θα σου είναι άγνωστο. Εάν έχεις την ικανότητα της έρευνας, θα καταφέρεις να αναζητήσεις και να συλλέξεις τις κατάλληλες πληροφορίες που θα σε βοηθήσουν στην σύνταξη του κειμένου.

 ΠΩΣ ΘΑ ΒΕΛΤΙΩΣΕΙΣ ΤΙΣ ΔΕΞΙΟΤΗΤΕΣ ΓΡΑΦΗΣ

Για να βελτιώσεις τις δικές σου δεξιότητες γραφής, μπορείς να ακολουθήσεις τις παρακάτω συμβουλές. Η απλότητα, η σαφήνεια, η αμεσότητα και η συντομία είναι τα βασικά συστατικά ενός πετυχημένου κειμένου. Αυτό να το θυμάσαι κάθε φορά που χρειάζεται να γράψεις κάτι για την εργασία σου.

ΣΚΕΨΟΥ ΤΟ ΣΤΟΧΟ, ΤΟΝ ΠΑΡΑΛΗΠΤΗ ΚΑΙ ΤΗΝ ΔΟΜΗ

Στην συνέχεια, πριν γράψεις οτιδήποτε, σκέψου:

• το στόχο του κειμένου: αν είναι ενημερωτικό για την πορεία ενός project ή αν είναι ένα διαφημιστικό προς τους πελάτες για την έναρξη ενός νέου καταστήματος,
• τον παραλήπτη: το ύφος της γραφής διαφέρει ανάλογα με τον παραλήπτη και
• την δομή του κειμένου. Ετοίμασε ένα προσχέδιο με τις ιδέες και τα επιχειρήματα που έχεις. Έτσι, ο αποστολέας του μηνύματος δεν θα κουραστεί με περιττές πληροφορίες.

ΑΝΕΦΕΡΕ ΤΟΝ ΛΟΓΟ ΤΗΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΤΟΥ ΚΕΙΜΕΝΟΥ

Έπειτα, στην αρχή του κειμένου, ανέφερε τον λόγο της σύνταξης του. Λόγου χάρη, αν διαφωνείς με ένα project και θέλεις να ενημερώσεις τον υπεύθυνο, ξεκίνα κάπως έτσι: Καλημέρα κ. Χ. Επικοινωνώ μαζί σας για να εκφέρω την διαφωνία μου σχετικά με το project που ετοιμάζεται αυτή την περίοδο….” Θυμήσου να τεκμηριώνεις όλες τις απόψεις σου. Απέφυγε την ορολογία, γιατί είναι πολύ πιθανόν ο παραλήπτης του μηνύματος να κουραστεί.

ΣΥΝΤΟΜΕΣ ΠΡΟΤΑΣΕΙΣ ΚΑΙ ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΙ

Για να είναι πιο ευανάγνωστες οι προτάσεις, φρόντισε να είναι σύντομες. Αν έχεις μια μεγάλη πρόταση, χώρισε την σε δύο. Σύντομες πρέπει να είναι και οι παράγραφοι. Σε κάθε παράγραφο, πρέπει να υπάρχουν τρεις-τέσσερις προτάσεις. Ο λευκός χώρος βοηθά περισσότερο στην κατανόηση του κειμένου.

ΤΗΡΗΣΕ ΜΙΑ ΙΣΟΡΡΟΠΙΑ

Επιπλέον, σιγουρέψου πως τηρείς μια ισορροπία ανάμεσα στο επαγγελματικό και στο φιλικό στυλ. Λόγου χάρη, θα μπορούσες να τελειώσεις το κείμενο με την πρόταση: “Να περάσετε ένα υπέροχο Σαββατοκύριακο”. Όμως, τα emoji σε ένα sms προς τον συνάδερφο δεν είναι ωραία, ούτε επαγγελματικά.

ΕΛΕΓΞΕ ΤΟ, ΔΙΑΒΑΖΟΝΤΑΣ ΤΟ ΔΥΝΑΤΑ

Μόλις ολοκληρώσεις το κείμενο, διάβασε το ξανά δυνατά και σιγουρέψου πως έχεις γράψει όλα όσα ήθελες να αναφέρεις. Τσέκαρε την ορθογραφία και την γραμματική και είσαι έτοιμος να το μοιράσεις στους συναδέρφους ή στον εργοδότη.

Συνοψίζοντας, για να βελτιώσεις σε μεγάλο βαθμό τις ικανότητές σου στην γραφή και να ξεχωρίζεις στον εργασιακό χώρο, χρειάζεται να κάνεις πολύ συχνά εξάσκηση.