Έχεις παρουσίαση στη δουλειά; Πώς θα εντυπωσιάσεις

Οι παρουσιάσεις στο χώρο της εργασίας, πολλές φορές είναι αναγκαίες. Η σωστή επαγγελματική παρουσίαση είναι μέσα στα καθήκοντα κάθε εργαζομένου. Αποτελεί βασικό κομμάτι των δεξιοτήτων επικοινωνίας των επιχειρήσεων. Θέλεις να προσεγγίσεις ένα νέο πελάτη ή να πουλήσεις ένα νέο προϊόν; Να θέσεις μία νέα επιχειρηματική πρόταση; Εάν ναι, θα πρέπει να εντυπωσιάσεις το κοινό κατά την διάρκεια της παρουσίασης. Το πώς θα το καταφέρεις, θα το μάθεις στο άρθρο που ακολουθεί.

ΛΙΤΟ ΚΑΙ ΠΕΡΙΕΚΤΙΚΟ ΤΟ ΚΕΙΜΕΝΟ ΤΗΣ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗΣ

Αρχικά, γράψε το κείμενο της παρουσίασης σου. Το πιο συνηθισμένο ψηφιακό περιβάλλον δημιουργίας παρουσιάσεων είναι το Powerpoint. Ξεκίνα και τοποθέτησε στις διαφάνειες του Powerpoint αυτό που θέλεις να πεις. Το κείμενο πρέπει να είναι λιτό και περιεκτικό. Φρόντισε να βρεις τις φράσεις που θα περιγράψουν τα πιο σημαντικά κομμάτια της δουλειάς σου.

ΤΙ ΝΑ ΠΡΟΣΕΞΕΙΣ ΣΤΟ POWERPOINT

Εάν χρησιμοποιήσεις τo Powerpoint για να φτιάξεις την παρουσίαση σου, πρόσεξε τα παρακάτω:

• Μη χρησιμοποιήσεις πάνω από έξι γραμμές σε ένα slide. Εάν συλλέξεις πολλές πληροφορίες, ο ακροατής θα κουραστεί και θα χαθεί το νόημα της παρουσίασης.
• Μη χρησιμοποιήσεις πολλά bullets. Κανένας δεν θα θυμάται στο τέλος, 15 bullets. Δοκίμασε να χρησιμοποιήσεις 15 παράλληλα slides που θα δώσουν μεγαλύτερη έμφαση στα σημεία που θες να τονίσεις.
• Πρόσεξε το μέγεθος της γραμματοσειράς. Πρέπει το κείμενο να είναι αρκετά ευανάγνωστο για το κάθε ακροατή.
• Το κείμενο και το background πρέπει να έχει αντίθεση. Με αυτό το τρόπο θα μπορέσεις να περάσεις το μήνυμά σου.
• Πρόσεξε τα χρώματα που θα χρησιμοποιήσεις. Μη βάλεις περισσότερα από πέντε χρώματα. Μια αρμονική χρήση των χρωμάτων θα ξεκουράσει το κοινό, σε αντίθεση με την υπερβολική χρήση.
• Μη χρησιμοποιήσεις πολλές εικόνες. Οι εικόνες είναι βοηθητικές για την ζωντάνια της παρουσίασης. Με τις υπερβολικές, όμως, εικόνες, η παρουσίαση θα μοιάζει με φωτογραφικό άλμπουμ. Φρόντισε να είναι μία εικόνα ανά slide.
• Καλό είναι να μη χρησιμοποιήσεις εφέ. Τα εφέ κάνουν την παρουσίαση διασκεδαστική αλλά καταστρέφουν την ποιότητά της.
• Αν έχεις ηχητικό μήνυμα πρέπει να είναι σύντομο και απαγορεύεται να μιλάς παράλληλα.

ΑΠΕΦΥΓΕ ΤΗΝ ΑΠΟΣΤΗΘΙΣΗ

Όταν ετοιμάσεις το κείμενό σου σε διαφάνειες, θυμήσου πως δεν πρέπει να διαβάζεις κατά λέξη το περιεχόμενο μιας διαφάνειας, την ώρα της παρουσίασης. Δεν πρέπει, επίσης, να αποστηθίσεις κάθε λέξη. Για να αποφύγεις την αποστήθιση, κάνε τα εξής:

• Γράψε ολοκληρωμένα το κείμενο της παρουσίασης,
• απομόνωσε τα πιο σημαντικά,
• κατέγραψε τα περιληπτικά σε κάρτες. Έτσι θα χρησιμοποιήσεις τις κάρτες στην ομιλία σου, αν κάτι ξεχάσεις.

ΕΦΑΡΜΟΣΕ ΤΟΝ ΚΑΝΟΝΑ 10-20-30

Έπειτα, εφάρμοσε τον κανόνα 10-20-30. Πρόκειται για μία συμβουλή που έδωσε ο Guy Kawasaki της Apple. Ο ίδιος ανέφερε πως οι διαφάνειες:

• Δεν πρέπει να είναι περισσότερες από δέκα.
• Να μη διαρκούν πάνω από είκοσι λεπτά.
• Να μη είναι μικρότερο από τριάντα, το μέγεθος της γραμματοσειράς.

ΠΡΟΒΑΡΕ ΤΟ ΚΕΙΜΕΝΟ ΤΗΣ ΟΜΙΛΙΑΣ

Πριν την μέρα της παρουσίασης, φρόντισε να προβάρεις το κείμενό σου τουλάχιστον πενήντα φορές. Θυμήσου πως πρέπει η παρουσίαση σου να είναι άψογη, ακόμα και αν γίνει στο τέλος της εργασιακής σου ημέρας. Εάν είναι εφικτό, κάνε τις πρόβες στο ίδιο μέρος που θα γίνει και η επίσημη παρουσίαση. Μπορείς ακόμα να ζητήσεις βοήθεια. Ζήτα από φίλους και γνωστούς να ακούσουν το κείμενο της παρουσίασης και ρώτησε πώς τους φάνηκε.

ΚΡΑΤΑ ΟΠΤΙΚΗ ΕΠΑΦΗ ΜΕ ΤΟ ΚΟΙΝΟ

Την ώρα της ομιλίας σου, είναι απαραίτητο να έχεις οπτική επαφή με τα άτομα που απευθύνεσαι. Κοίταξε τα πρόσωπά τους, πριν αρχίσεις να μιλάς. Έτσι, θα ηρεμήσεις λίγο και θα μειωθεί το τρακ. Αν θέλεις να “κερδίσεις” χρόνο πριν την έναρξη της παρουσίασης, προσποιήσου πως τσεκάρεις τις σημειώσεις σου.

ΠΕΣ ΜΙΑ ΙΣΤΟΡΙΑ

Η αφήγηση μιας ιστορίας μέσα στην παρουσίαση, είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να τραβήξεις την προσοχή του ακροατηρίου. Από την φύση μας, είμαστε προγραμματισμένοι να ανταποκρινόμαστε σε ιστορίες. Γι αυτό το λόγο, για χιλιάδες χρόνια η μετάδοση πληροφοριών γινόταν μέσα από την αφήγηση ιστοριών. Επιπλέον, εάν καταφέρεις, να κάνεις την παρουσίασή σου να μοιάζει με ιστορία, όλοι θα μείνουν εστιασμένοι σε εσένα.

ΔΥΝΑΤΗ ΑΡΧΗ ΚΑΙ ΔΥΝΑΤΟ ΤΕΛΟΣ

Μία πετυχημένη παρουσίαση πρέπει να έχει μία δυνατή αρχή και ένα ακόμα πιο δυνατό τέλος. Μη ξεχνάς πως η αρχή και το τέλος είναι το ήμισυ του παντός. Έτσι, φρόντισε στο πρώτο slide της παρουσίασης, να ξεκινήσεις με μία δυνατή εικόνα.

ΦΡΟΝΤΙΣΕ ΤΗΝ ΤΑΧΥΤΗΤΑ ΤΗΣ ΦΩΝΗΣ ΣΟΥ

Φρόντισε την ταχύτητα της φωνής σου. Είναι λογικό να νιώθεις αγχωμένος κατά την διάρκεια της παρουσίασης. Όμως, λόγω του άγχους, πιθανότατα θ΄αρχίσεις να μιλάς πιο γρήγορα από το συνηθισμένο. Εάν συμβεί αυτό, τότε κινδυνεύεις:

• οι παρευρισκόμενοι να πιστέψουν πως έχεις στρεσαριστεί γιατί δεν γνωρίζεις καλά το αντικείμενο για το οποίο μιλάς ή
• να μη μπορούν να σε παρακολουθήσουν. Για να αποφύγεις κάτι τέτοιο, φρόντισε να μιλάς λίγο πιο αργά, από το φυσιολογικό.

ΠΡΟΣΕΞΕ ΤΟΝ ΤΟΝΟ

Επίσης, πρόσεξε τον τόνο της φωνής σου. Σκέψου πως κάποια σημεία της παρουσίασής σου θα πρέπει να τονιστούν περισσότερο από κάποια άλλα. Φρόντισε ο τόνος της φωνής σου, να διαφοροποιείται ανάλογα με τα σημεία στα οποία θέλεις να δώσεις έμφαση. Σημαντικές είναι και οι μικρές παύσεις. Είναι ιδανικές, πριν αναφέρεις κάποια σημαντική πληροφορία. Με αυτό το τρόπο καλλιεργείς το αίσθημα της προσμονής και κεντρίζεις το ενδιαφέρον των παρευρισκόμενων.

Η ΕΞΩΤΕΡΙΚΗ ΕΜΦΑΝΙΣΗ ΤΗΝ ΜΕΡΑ ΤΗΣ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗΣ

Η κατάλληλη ενδυμασία είναι χρήσιμη σε μία παρουσίαση. Θυμήσου πως την μέρα της παρουσίασης, θα είσαι στο κέντρο της προσοχής. Η εμφάνιση σου θα πρέπει να είναι προσεγμένη χωρίς να είναι επιτηδευμένη.

ΤΙ ΑΛΛΟ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΠΡΟΣΕΞΕΙΣ

Άλλα σημαντικά πράγματα που πρέπει να προσέξεις είναι τα εξής:

• Μη ξεκινήσεις την παρουσίαση με ένα αστείο, αν δεν είσαι σίγουρος για την αποδοχή του από το κοινό.
• Κινήσου στο χώρο, χωρίς υπερβολές.
• Παρέμεινε επικεντρωμένος σε όλη την παρουσίαση. Απέφυγε περιττές λεπτομέρειες. Δεν θέλεις να κουράσεις τους ακροατές σου.
• Προετοιμάσου για τις ερωτήσεις που θα δεχτείς από τους παρευρισκόμενους, πριν το τέλος της παρουσίασης. Απάντησε στις ερωτήσεις συνοπτικά και με ειλικρίνεια.
• Τελείωσε την ομιλία σου με ένα δυνατό μήνυμα.

Τα παραπάνω tips, θα σε βοηθήσουν να κάνεις μία όμορφη παρουσίαση που θα προκαλέσει το ενδιαφέρον των παρευρισκόμενων.