Επαγγελματικό email: Ποια στοιχεία το τελειοποιούν

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι το δημοφιλέστερο μέσο επικοινωνίας αλλά και ένα σημαντικό εργαλείο της εργασίας. Πολλές φορές θα κληθούμε να στείλουμε ένα email στον εργοδότη ή σε κάποιο συνάδερφο για να υπενθυμίσουμε ένα meeting. Θα χρειαστεί να επικοινωνήσουμε, επίσης, με πελάτες χρησιμοποιώντας το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Για να συντάξεις ένα τέλειο επαγγελματικό email και να το στείλεις, υπάρχουν μερικοί κανόνες που θα σε βοηθήσουν.  

Η ΣΩΣΤΗ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΗ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ

Ένα επαγγελματικό email πρέπει να αποστέλλεται πάντα από μια επαγγελματική ηλεκτρονική διεύθυνση. Αυτός είναι ο πρώτος και πιο βασικός κανόνας. Δεν μπορείς, σε καμία περίπτωση, να στείλεις email στον εργοδότη σου ή σε κάποιο πελάτη από την διεύθυνση aekgiannis45@hotmail.com, ούτε από την διεύθυνση love@yahoo.gr. Εάν έχεις παρόμοια ηλεκτρονική διεύθυνση με τα παραπάνω παραδείγματα, πρέπει άμεσα να δημιουργήσεις νέα.

ΠΩΣ ΘΑ ΔΗΜΙΟΥΡΓΗΣΕΙΣ ΜΙΑ ΝΕΑ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ

Φτιάξε ένα καινούργιο λογαριασμό email σε όποιο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο θέλεις. Ως όνομα χρήστη, βάλε το ονοματεπώνυμό σου. Για παράδειγμα, afroditipapastefanou@gmail.com. Αν ο λογαριασμός είναι κατειλημμένος, κάνε κάποιες μικρές αλλαγές μέχρι να βρεις ελεύθερο όνομα (π.χ. afroditi_papastefanou κλπ.). Όσες αλλαγές και αν κάνεις, φρόντισε να υπάρχει το επίθετο σου στην διεύθυνση.

ΤΙ ΝΑ ΓΡΑΨΕΙΣ ΣΤΟ ΘΕΜΑ ΤΟΥ EMAIL

Εκτός από την επαγγελματική διεύθυνση, ο παραλήπτης το πρώτο πράγμα που θα δει είναι το “θέμα” του email. Είναι πολύ σημαντικό στο θέμα του να δηλώνεις ξεκάθαρα το σκοπό του email. Να θυμάσαι πάντα πώς με μία πρόταση πρέπει να απαντήσεις άμεσα στα ερωτήματα: ποιος, τι, που, πως, πότε και γιατί.

ΣΥΝΤΟΜΑ ΚΑΙ ΑΜΕΣΑ ΤΑ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΑ EMAIL

Έπειτα, τα επαγγελματικά email πρέπει να είναι σύντομα. Για αυτό το λόγο, δεν πρέπει να χρησιμοποιείς μεγάλες παραγράφους και πολλές δευτερεύουσες προτάσεις. Απέφυγε την παθητική φωνή γιατί οι προτάσεις δείχνουν μεγαλύτερες. Η ενεργητική φωνή είναι προτιμότερη γιατί είναι περισσότερο ξεκάθαρο ποιος κάνει κάποια ενέργεια. Ένα σωστό επαγγελματικό email δεν πρέπει να έχει περισσότερες από 150 λέξεις. Απαραίτητη είναι η και η αμεσότητα. Γι αυτό, απέφυγε τους επιθετικούς προσδιορισμούς, τα επιρρήματα και οποιαδήποτε άχρηστη πληροφορία.

ΠΡΟΣΟΧΗ ΜΕ ΤΑ ΣΗΜΕΙΑ ΣΤΙΞΗΣ ΚΑΙ ΤΟ ΧΙΟΥΜΟΡ

Οι επαγγελματικές προσφωνήσεις είναι απαραίτητες. Μη ξεκινάς το μήνυμα σου με φράσεις όπως “Καλημέρα παιδιά” ή “Γεια”. Προτίμησε να χρησιμοποιείς μόνο “καλησπέρα” ή “Αγαπητέ κύριε/α”. Πρόσεξε με τα σημεία στίξης και κυρίως με τα θαυμαστικά. Καλό είναι να τα αποφύγεις εντελώς. Επίσης, προσεκτικός πρέπει να είσαι και με το χιούμορ. Δύσκολα μπορεί κάποιος να καταλάβει το χιούμορ μέσα από τον γραπτό λόγο. Για να μη υπάρξουν παρεξηγήσεις, μη το χρησιμοποιείς καθόλου.

ΑΠΑΝΤΑ ΓΡΗΓΟΡΑ ΣΤΑ EMAILS

Πολύ σημαντικό είναι να απαντάς γρήγορα στα emails που δέχεσαι. Με αυτό το τρόπο δεν αφήνεις το άλλο άτομο να περιμένει, δείχνεις ότι είσαι παρών και πως ενδιαφέρεσαι για την δουλειά σου. Η γραμματοσειρά που θα επιλέξεις είναι και αυτή σημαντική. Πρέπει να διαλέξεις μια κλασική. Τα καλλιγραφικά, τα έντονα και τα τεράστια γράμματα θα κουράσουν τον παραλήπτη και ίσως αφήσει στη μέση το μήνυμα.

ΙΔΙΑΙΤΕΡΗ ΠΡΟΣΟΧΗ ΣΤΟΥΣ ΠΑΡΑΛΗΠΤΕΣ ΑΠΟ ΔΙΑΦΟΡΕΤΙΚΗ ΧΩΡΑ

Χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή όταν ο παραλήπτης ενός email είναι από διαφορετική χώρα. Εξαιτίας των πολιτιστικών διαφορών, μπορεί να προκύψει μια κακή επικοινωνία μέσω του γραπτού λόγου. Γι αυτό το λόγο πρέπει να προσαρμόσεις το μήνυμά σου στο πολιτισμικό υπόβαθρο του παραλήπτη.

ΑΠΕΦΥΓΕ ΤΑ ATTACHMENTS

Στα επαγγελματικά emails, χρήσιμο είναι να αποφεύγεις τα επισυναπτόμενα αρχεία (attachments). Προτίμησε να εισάγεις ένα κείμενο με “αντιγραφή” και “επικόλληση” στον κορμό του email. Έτσι, ο παραλήπτης θα διαβάσει πιο γρήγορα αυτό που θέλεις. Εάν ωστόσο ο παραλήπτης χρειάζεται όλο το αρχείο, τότε θα στείλεις κανονικά το αρχείο σαν attachment.

ΠΩΣ ΝΑ ΚΛΕΙΝΕΙΣ ΕΝΑ EMAIL

Ολοκλήρωσε το μήνυμα με την υπογραφή σου. Μπορείς επίσης να γράψεις τα εξής:

• “Με εκτίμηση”: Είναι μια σύντομη, ασφαλής και ξεκάθαρη πρόταση για κάθε παραλήπτη.
• “Να έχετε ένα όμορφο Σαββατοκύριακο”: Θα μπορούσες να χρησιμοποιήσεις την συγκεκριμένη πρόταση στα emails που στέλνεις τις Παρασκευές. Φτιάχνεις την διάθεση του παραλήπτη και δεν ακούγεσαι αρκετά πιεστικός.
• “Χαιρετισμούς”

ΠΟΙΕΣ ΦΡΑΣΕΙΣ ΝΑ ΜΗ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΕΙΣ

Δεν πρέπει ποτέ να κλείνεις το email σου με τις παρακάτω φράσεις:

• “Φιλιά”: Είναι ωραία λέξη για όταν στέλνεις mail στον αδερφό ή στον κολλητό σου. Εάν ο παραλήπτης ανήκει στο επαγγελματικό περιβάλλον η συγκεκριμένη λέξη θεωρείται παρεξηγήσιμη.
• “Με αγάπη”: Ισχύει το ίδιο με την λέξη “φιλιά”. Είναι κατάλληλη φράση για ανεπίσημο, φιλικό email αλλά όχι για επαγγελματικό.
• “Θερμούς χαιρετισμούς”: Ένας επιθετικός προσδιορισμός που υποδηλώνει θέρμη, ακούγεται επιτηδευμένο και ψεύτικο.
• “Τα λέμε/μιλάμε”: Δεν είναι ευγενικό και δεν προσδίδει σοβαρότητα στο ζητούμενο του κειμένου σου.

ΔΙΑΒΑΣΕ ΞΑΝΑ ΤΟ EMAIL ΠΡΙΝ ΤΟ ΣΤΕΙΛΕΙΣ

Πριν στείλεις το email, χρειάζεται οπωσδήποτε να το διαβάσεις ξανά. Πρόσεξε τα ορθογραφικά λάθη και τυχόν παραλείψεις. Έπειτα βάλε στο τέλος την διεύθυνση παραλήπτη. Έλεγξε προσεκτικά πού πρέπει να στείλεις το μήνυμα, αν θα έχεις πολλούς παραλήπτες ή αν χρειάζεται να βάλεις κρυφή κοινοποίηση.

ΠΟΤΕ ΑΡΓΑ ΤΗΝ ΝΥΧΤΑ Η ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΤΩΝ EMAILS

Η αποστολή των επαγγελματικών emails δεν πρέπει να γίνεται αργά τη νύχτα, εάν δεν είναι κάτι επείγον. Τις βραδινές ώρες γίνονται τα χειρότερα ορθογραφικά ή γραμματικά λάθη στην πληκτρολόγηση ενός μηνύματος. Επιπλέον, κανένας δεν πρόκειται να διαβάσει ένα μήνυμα που σχετίζεται με την εργασία, αργά το βράδυ. Πολλοί άνθρωποι αφήνουν την επαγγελματική τους ζωή στο γραφείο, όταν βρίσκονται στο σπίτι. Έτσι, δεν θα πάρεις κάποια απάντηση. Επίσης, η ειδοποίηση του μηνύματος μπορεί να ξυπνήσει τον παραλήπτη και εκείνος να θυμώσει.

ΣΥΧΝΑ ΛΑΘΗ

Άλλα συχνά λάθη που γίνονται στην αποστολή ενός επαγγελματικού email είναι τα εξής:

• Χρησιμοποιείται η ένδειξη “επείγον” σε ένα μήνυμα που δεν είναι ιδιαίτερα σημαντικό. Αν κάνεις συνέχεια αυτό, τότε την επόμενη φορά που θα ζητήσεις κάτι που πραγματικά επείγει, ο παραλήπτης θα αγνοήσει το μήνυμά σου.
• Χρησιμοποιούνται χαρούμενα emoticons στο τέλος μιας πρότασης. Τα emoticons δίνουν μια αρνητική εντύπωση για τον αποστολέα του μηνύματος.

Ακολουθώντας τις παραπάνω συμβουλές, θα καταφέρεις να τελειοποιήσεις εύκολα και γρήγορα τα email που στέλνεις, έτσι ώστε να ταιριάζουν με το επαγγελματικό σου προφίλ.