Operations Coordinator

Η TheFutureCats είναι εταιρία τεχνολογίας που σχεδιάζει και υλοποιεί λύσεις τεχνητής νοημοσύνης, data, αυτοματοποίησης και ψηφιακού μετασχηματισμού για επιχειρήσεις που θέλουν να κινηθούν γρηγορότερα, πιο οργανωμένα και με πραγματική αξιοποίηση της τεχνολογίας.
Δουλεύουμε με εταιρίες και οργανισμούς που αντιμετωπίζουν σύνθετες λειτουργικές, τεχνολογικές και επιχειρησιακές προκλήσεις.
Η δουλειά μας δεν είναι απλώς να “χτίζουμε software”.
Βοηθάμε ομάδες να οργανώσουν καλύτερα τη γνώση, τα δεδομένα, τις διαδικασίες και τις αποφάσεις τους, χρησιμοποιώντας σύγχρονες τεχνολογίες όπως AI, data science, automation και digital platforms.
Καθώς η εταιρία μεγαλώνει, οι εσωτερικές λειτουργίες πρέπει να γίνουν πιο συστηματικές, πιο αξιόπιστες και πιο ελεγχόμενες.
Για αυτό αναζητούμε έναν/μία Operations Coordinator που θα υποστηρίξει καθημερινά την Business Operations Leader και θα συμβάλει στο να λειτουργεί η εταιρία με τάξη, ακρίβεια και συνέπεια.
Σχετικά με τον ρόλο Ο ρόλος είναι υβριδικός, με έδρα τη Θεσσαλονίκη και φυσική παρουσία στο γραφείο ορισμένες ημέρες την εβδομάδα.
Αναζητούμε έναν/μία Operations Coordinator που θα αναλάβει καθημερινές λειτουργικές και συντονιστικές εργασίες γύρω από λογιστικές ροές, τιμολόγια, παραστατικά, συμφωνητικά, subscriptions, onboarding, επαγγελματικά ταξίδια, λειτουργία γραφείου και παρακολούθηση εκκρεμοτήτων.
Ο ρόλος υποστηρίζει άμεσα την Business Operations Leader και λειτουργεί ως το άτομο που διασφαλίζει ότι οι βασικές εσωτερικές ροές δεν “μένουν πίσω”.
Είναι ένας πρακτικός, εκτελεστικός και συντονιστικός ρόλος, με μεγάλη σημασία για την καθημερινή πειθαρχία της εταιρίας.
Δεν αναζητούμε απλώς κάποιον που “κάνει γραφειοκρατία”.
Αναζητούμε έναν άνθρωπο που μπορεί να βάλει τάξη, να κυνηγήσει εκκρεμότητες, να οργανώσει πληροφορία, να κρατήσει trackers ενημερωμένα και να διασφαλίσει ότι τα σωστά έγγραφα, στοιχεία και follow ups γίνονται στην ώρα τους.
Γιατί είναι σημαντικός ο ρόλος Σε μια εταιρία τεχνολογίας που αναπτύσσεται γρήγορα, η καθημερινή λειτουργική ακρίβεια είναι κρίσιμη.
Τιμολόγια που δεν αρχειοθετούνται σωστά, παραστατικά που λείπουν, subscriptions που ανανεώνονται χωρίς έλεγχο, συμφωνητικά που δεν παρακολουθούνται, onboarding που καθυστερεί ή εκκρεμότητες που δεν κλείνουν εγκαίρως δημιουργούν πραγματικό κόστος.
Ο ρόλος αυτός υπάρχει για να μειώσει αυτό το λειτουργικό βάρος.
Να φέρει πειθαρχία, συνέχεια και ορατότητα στις καθημερινές ροές.
Να βοηθήσει την Business Operations Leader να έχει καλύτερο έλεγχο πάνω σε λογιστικά, διοικητικά και οργανωτικά θέματα.
Να διασφαλίσει ότι η εταιρία μεγαλώνει χωρίς να χάνει την επιχειρησιακή της τάξη.
Ο σωστός άνθρωπος σε αυτόν τον ρόλο θα βοηθήσει την εταιρία να λειτουργεί πιο καθαρά, πιο γρήγορα και πιο αξιόπιστα.
Σκοπός του ρόλου Ο σκοπός του ρόλου είναι να υποστηρίζει την καθημερινή εκτέλεση των business operations , με έμφαση σε: την οργάνωση και παρακολούθηση λογιστικών και διοικητικών ροών, τη σωστή διαχείριση παραστατικών, τιμολογίων και αρχείων, τη διατήρηση ενημερωμένων trackers και boards, το συστηματικό follow up με εσωτερικές ομάδες και εξωτερικούς συνεργάτες, την αποφυγή καθυστερήσεων, λαθών και συσσωρευμένων εκκρεμοτήτων.
Ο ρόλος δεν έχει τελική ευθύνη αποφάσεων, εγκρίσεων ή ιδιοκτησίας των διαδικασιών.
Έχει όμως κρίσιμη ευθύνη στην καθημερινή εκτέλεση, στην ακρίβεια της πληροφορίας και στη συνέπεια του follow up.
Κύριες αρμοδιότητες Λογιστική και διοικητική υποστήριξη Διαχείριση εισερχόμενων τιμολογίων και παραστατικών προμηθευτών, συμπεριλαμβανομένης της λήψης, μετονομασίας, αρχειοθέτησης και ενημέρωσης των σχετικών trackers.
Αρχικός έλεγχος πληρότητας των τιμολογίων και παραστατικών πριν προωθηθούν στο επόμενο στάδιο.
Follow up με προμηθευτές, συνεργάτες και εσωτερικές ομάδες για έγγραφα που λείπουν, διορθώσεις, διευκρινίσεις ή εκκρεμότητες.
Συνεργασία με την Business Operations Leader και, όπου χρειάζεται, με τον εξωτερικό λογιστή για την ορθή συγκέντρωση και οργάνωση των απαιτούμενων στοιχείων.
Οργάνωση φακέλων, αρχείων και εγγράφων με σταθερή δομή, ώστε η πληροφορία να μπορεί να εντοπίζεται άμεσα όταν χρειάζεται.
Παρακολούθηση συμβάσεων, subscriptions και προθεσμιών Ενημέρωση και συντήρηση tracker για συμφωνητικά, ημερομηνίες λήξης, ανανεώσεις και βασικές συμβατικές εκκρεμότητες.
Παρακολούθηση subscriptions, εργαλείων, αδειών χρήσης και ημερομηνιών ανανέωσης.
Έγκαιρη ενημέρωση των αρμόδιων προσώπων πριν από λήξεις, ανανεώσεις ή απαιτούμενες ενέργειες.
Συντονισμός follow up ώστε οι σχετικές αποφάσεις ή ενέργειες να μη γίνονται την τελευταία στιγμή.
Υποστήριξη εσωτερικών διαδικασιών και onboarding Συντονισμός των βασικών βημάτων onboarding νέων εργαζομένων ή συνεργατών, σε συνεργασία με τα αρμόδια πρόσωπα.
Παρακολούθηση των απαραίτητων ενεργειών, εγγράφων, accesses, εξοπλισμού και βασικών λειτουργικών θεμάτων που σχετίζονται με την ένταξη νέων ανθρώπων στην εταιρία.
Υποστήριξη σε καθημερινά λειτουργικά θέματα προσωπικού, χωρίς ο ρόλος να αποτελεί πλήρη HR θέση ή να περιλαμβάνει μισθοδοσία.
Συγκέντρωση και οργάνωση στοιχείων για εσωτερική χρήση, βάσει οδηγιών.
Trackers, boards και follow up Ενημέρωση και συντήρηση boards και trackers για πληρωμές, παραστατικά, συμβάσεις, onboarding, subscriptions και λοιπές λειτουργικές εκκρεμότητες.
Καθημερινή παρακολούθηση ανοιχτών θεμάτων και συστηματικό follow up μέχρι να κλείσουν.
Καθαρή ενημέρωση προς την Business Operations Leader για θέματα που καθυστερούν, λείπουν ή χρειάζονται απόφαση.
Διατήρηση λειτουργικής ορατότητας, ώστε η ομάδα να γνωρίζει τι εκκρεμεί, από ποιον και μέχρι πότε.
Επαγγελματικά ταξίδια και λειτουργία γραφείου Οργάνωση επαγγελματικών ταξιδιών, συμπεριλαμβανομένων κρατήσεων πτήσεων, ξενοδοχείων και πρακτικών διευθετήσεων.
Συγκέντρωση σχετικών παραστατικών και οργάνωση των εξόδων ταξιδιών.
Υποστήριξη στη λειτουργία του γραφείου τις ημέρες φυσικής παρουσίας.
Διαχείριση παραγγελιών, προμηθειών και καθημερινών αναγκών του χώρου εργασίας.

Job Tags: Θεσσαλονίκη, Μισθοδοσία, Ταξίδια